1、項目溝通管理的過程包括哪些？

    項目溝通管理的過程包括溝通管理計劃編制，信息分發(fā)，績效報告，項目干系人管理。

    溝通管理計劃確定了項目干系人的溝通需求和溝通風(fēng)格；

    信息分發(fā)確定了何類信息以何種方式在何時發(fā)送給何人；

    績效報告包括收集和分發(fā)績效的信息；

    項目干系人管理滿足了信息需求者的需求并解決項目干系人之間的問題。

    2、溝通管理失敗的可能原因有哪些？

    （1）缺乏對項目團隊成員的溝通需求和溝通風(fēng)格分析。

    （2）會議缺乏完整規(guī)程，會議效率低下，缺乏會議效果。

    （3）沒有相應(yīng)的會議記錄。

    （4）對會議結(jié)論沒有獲得執(zhí)行。

    （5）溝通方式單一。

    （6）對客戶的溝通風(fēng)格不適應(yīng)。

    （7）對項目重要性認識不足。

    （8）客戶對自己的業(yè)務(wù)模式表達不清楚。

    （9）項目成員不具備溝通技巧。

    3、應(yīng)該怎樣提高項目例會的效率？

    （1）明確會議目的。

    （2）確定會議議程和時間安排。

    （3）明確參會人員。

    （4）明確會議地點。

    （5）指定會議主持人。

    （6）會前須分發(fā)會議資料給參會人員。

    （7）會議必須有會議記錄。

    （8）認真執(zhí)行會議結(jié)論。

    4、除項目例會外，還可以采取哪些措施促進有效溝通？

    （1）對項目團隊成員進行溝通需求和溝通風(fēng)格分析。

    （2）對不同的溝通需求和溝通風(fēng)格采用不同的溝通方式。

    （3）可以通過電話、電子郵件、即時通信軟件和辦公自動化軟件等工具進行溝通。

    （4）可以使用非正式的溝通方式，如非正式面談等。

    （5）對于正式的溝通應(yīng)形成記錄，并落實執(zhí)行。

    （6）可以引入一些標準的溝通模板。

    （7）注意沖突管理。

    5、溝通管理計劃包括哪幾部分？

    溝通管理計劃一般包括三部分：

    （1）項目干系人分析：確定哪些是項目干系人的信息需求，并明確項目對項目干系人的影響和收益，幫助項目經(jīng)理制訂出對項目的最佳溝通策略。

    （2）溝通需求分析：明確項目干系人的信息需求，通過把項目干系人所需的信息的類型和格式以及價值結(jié)合就可以確定溝通需求。

    （3）溝通技術(shù)：保證了溝通的效率和效果。

    6、如何制訂有多個承包商參與的項目的溝通管理計劃？

    （1）做好項目干系人分析和溝通需求分析。

    （2）發(fā)揮總承包商的領(lǐng)頭作用和監(jiān)理方的協(xié)調(diào)作用。

    （3）對共用資源進行可用性分析，引入資源日志。

    （4）制訂沖突解決方案。

    （5）使用項目管理信息系統(tǒng)。

    （6）健全項目管理制度并監(jiān)管執(zhí)行。

    7、人的溝通風(fēng)格有哪幾種？和各種風(fēng)格的人相處需注意什么？

    分析型的人需要在獲得完整的信息之后才能做出結(jié)論；

    實踐型的人會把注意力集中在事上；

    表現(xiàn)型的人和理想型的人在乎自己的感受和感覺。

    （1）理想型。

    與理想型的人相處，需要給予其真誠及強烈的肯定，強調(diào)信任和忠誠，講求團隊合作，做他的聆聽者和支持者。

    （2）實踐型（操縱型）。

    需要了解他對事不對人，肯定對方的能力、支持他的看法、把握事情完成的時效與正確性，掌握要點溝通，不拐彎抹角，直截了當讓他做出選擇，相信他的建議是善意的。

    （3）表現(xiàn)型（親和型）。

    需要注意關(guān)心他的心情，關(guān)心他的心情比關(guān)心事情更重要，讓他覺得備受歡迎和重視，欣賞他的熱情，把握非正式交談的機會，避免讓他陷入沖突的情景。

    （4）理性型（分析型）。

    需要給予其真誠及強烈的肯定，強調(diào)信任和忠誠，講求團隊合作，做他的聆聽者和支持者。

    8、如何在項目內(nèi)外加強有效溝通？

    項目的溝通分為項目內(nèi)和項目外，項目團隊對外應(yīng)保持一致，一個團隊用一種聲音說話，甚至于針對不同的溝通風(fēng)格，選用不同的代言人。

    通過非正式的溝通改善溝通雙方的關(guān)系，采用對方能接受的溝通風(fēng)各更好地和對方溝通，注意溝通的升級原則，安排溝通管理計劃掃清溝通中的障礙。

    在團隊的溝通中，可以采取六頂帽子的思考方式。

    9、溝通的升級原則有哪些？

    （1）和對方溝通

    （2）和對方上級溝通

    （3）和自己上級溝通

    （4）自己的上級和對方上級溝通

    10、項目溝通的基本原則有哪些？

    （1）溝通內(nèi)外有別

    （2）非正式溝通有利于關(guān)系融洽

    （3）采用對方能接受的溝通風(fēng)格

    （4）溝通升級原則

    11、如何改進項目溝通？

    （1）使用項目信息系統(tǒng)輔助溝通

    （2）建立溝通基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)

    （3）使用項目溝通模析

    （4）把握項目溝通基本原則

    （5）發(fā)展更好的溝通技能

    （6）認識和把握人際溝通風(fēng)格

    （7）進行良好的沖突管理

    （8）召開高效會議

    12、在項目團隊中的六頂帽子思維方式是指什么？

    白色帽子代表信息，關(guān)注的焦點在于獲得的信息。

    紅色帽子表示感覺和情感，關(guān)注的焦點在于獲得的感覺，如對某件事的感覺怎么樣；

    黑色帽子表示負面，關(guān)注的焦點在于負面影響和危機；

    黃色帽子表示正面，關(guān)注的焦點為獲得的利益和價值；

    綠色帽子表示創(chuàng)新，關(guān)注的焦點為新的想法、建議和假設(shè)；

    藍色帽子表示組織和控制，關(guān)注的焦點為如何組織和控制。

    13、一般情況下，項目需求的獲取需要經(jīng)過哪些步驟？

    （1）系統(tǒng)集成企業(yè)應(yīng)該了解項目背景、項目涉及的業(yè)務(wù)屬性和基本規(guī)律、業(yè)界的主流技術(shù)、業(yè)界和本企業(yè)以往的成功經(jīng)驗。

    （2）了解項目本身的需求信息。

    （3）業(yè)務(wù)組以業(yè)務(wù)咨詢的角色對客戶的業(yè)務(wù)模式提出建議。

    （4）確定項目需求。

    14、為了獲取需求，應(yīng)如何更好的與客戶溝通？

    （1）制訂完善的溝通管理計劃。

    （2）在和客戶溝通之前學(xué)習(xí)和項目相關(guān)的背景知識。

    （3）用經(jīng)驗和技巧引導(dǎo)客戶對需求進行明細化。

    （4）對超出需求范圍的需求或不合理的需求，應(yīng)有技巧的說服客戶。

    （5）使用多種方式和客戶進行溝通。

    15、需求和溝通的關(guān)系是怎樣的？

    溝通和需求是密不可分的。

    IT項目通過客戶和項目團隊成員的溝通來傳遞需求，需求理解的失敗將導(dǎo)致項目的失敗，而對于需求的理解又完全取決于溝通。

    在客戶和項目團隊成員的溝通過程中，項目團隊成員需要對客戶提出的需求的理解進行反饋，以保證雙方達成共識，保證需求的準確獲取。只有獲得準確的需求，才能在項目中事半功倍，使項目最終獲得成功，而這一切都取決于溝通。

    16、信息分發(fā)中涉及的技術(shù)包括哪些？

    信息分發(fā)就是向項目干系人及時提供所需的信息。

    信息分發(fā)中涉及的技術(shù)包括溝通技術(shù)、信息收集和檢索系統(tǒng)、信息分發(fā)方法、取得的經(jīng)驗教訓(xùn)等。

    17、應(yīng)如何制訂溝通管理計劃？

    （1）識別項目干系人。

    （2）對項目干系人的信息需求和溝通風(fēng)格進行分析。

    （3）針對不同的信息需求和溝通風(fēng)格，使用正確的溝通技術(shù)。

    （4）注意信息的同步問題。

    （5）監(jiān)督信息是否獲得正確理解。

    18、在和多個單位溝通時，應(yīng)注意什么保證溝通高效？

    應(yīng)注意項目內(nèi)外的區(qū)別，即對內(nèi)有分別，對外一致。

    在和對方溝通時，采用對方能接受的溝通方式進行溝通。

    在召開會議之前，做好充分的會議準備，明確會議主題和議題，力求把會議辦成高效的、真正解決問題的會議。會議結(jié)束后應(yīng)對會議進行記錄，會議的決策應(yīng)分發(fā)到相關(guān)人員進行執(zhí)行。

    19、在信息分發(fā)方面，溝通管理可能存在的問題有哪些？

    （1）對所提供的信息未進行準確性和真實性驗證。

    （2）在項目團隊中未制訂相應(yīng)的信息匯報發(fā)布規(guī)則制度。

    （3）項目團隊成員溝通方式單一。

    （4）沒有建立信息分發(fā)規(guī)則。

    可采取的相應(yīng)措施有：

    （5）核實信息，并建立完善的應(yīng)急備用方案。

    （6）制訂團隊信息分發(fā)規(guī)則，并督促項目團隊成員認真執(zhí)行。

    （7）引入多種溝通方式和溝通工具，如引入電子郵件、辦公自動化平臺和項目信息發(fā)布平臺等，增強項目團隊成員之間的溝通。

    （8）建立完善的匯報制度，明確需要匯報的信息內(nèi)容和匯報周期。

    20、信息分發(fā)中應(yīng)注意哪些事項？

    信息分發(fā)是指整個項目過程中項目干系人及時地收取和共享信息。

    信息分發(fā)應(yīng)注意四個方面：

    （1）誰是信息的接收者；

    （2）發(fā)布的信息內(nèi)容和格式是什么；

    （3）在什么時間發(fā)送這些信息；

    （4）以什么方式發(fā)布信息。

    信息可以通過多種方式發(fā)布，如可以使用電子郵件、傳真、電話、網(wǎng)絡(luò)會議和網(wǎng)上會議等電子方式發(fā)布，也可以在項目會議中公布。

    總之，信息發(fā)布需要讓特定的人在特定的時間內(nèi)接收到其需要的信息。

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