溝通協(xié)調(diào)有問題？優(yōu)秀PM應(yīng)該這么做...

每周一個(gè)真實(shí)的【項(xiàng)目管理案例】，小賽與大家一起剖析解決職場難題。本期案例如下：怎么有效解決協(xié)同評審及溝通的問題？并有效輸出滿足經(jīng)營指標(biāo)的一份WBS并進(jìn)行偏差監(jiān)控。我們邀請了希賽「PM創(chuàng)造營」的項(xiàng)目經(jīng)理們出謀劃策，讓大家在實(shí)際工作中可以有所參考。

案例分析

項(xiàng)目領(lǐng)域：汽車供應(yīng)鏈

個(gè)人崗位：PM

案例背景：公司是一家初創(chuàng)類型企業(yè)，在和投資人拉投資時(shí)，一項(xiàng)重點(diǎn)創(chuàng)新產(chǎn)品的關(guān)鍵項(xiàng)目頻繁出現(xiàn)進(jìn)度延遲，該產(chǎn)品實(shí)際為解決方案，需要三部分主體進(jìn)行協(xié)同開發(fā)，但三個(gè)團(tuán)隊(duì)分布在兩個(gè)城市，大家的項(xiàng)目溝通偏少，進(jìn)展也很少同步，另外年初人員離職較多，導(dǎo)致延遲，投資人對此持懷疑態(tài)度想少投或觀望后再投。

為保證項(xiàng)目里程碑準(zhǔn)時(shí)交付并獲得投資，公司要求PMO進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的重新輸出，并按經(jīng)營指標(biāo)倒序進(jìn)行排列，并承諾資源傾斜。但主負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)PM輸出的優(yōu)化后WBS仍未考慮合規(guī)、協(xié)同評審及溝通的風(fēng)險(xiǎn)。

待解決問題：怎么有效解決協(xié)同評審及溝通的問題？并有效輸出滿足經(jīng)營指標(biāo)的一份WBS并進(jìn)行偏差監(jiān)控。

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1.建立有效溝通機(jī)制，組織定期的視頻會議、電話會議或在線聊天等方式，確保團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通暢通無阻。同時(shí)，也可以建立一些協(xié)作工具，如項(xiàng)目管理軟件、在線文檔編輯工具等，以便團(tuán)隊(duì)成員可以更方便地協(xié)作和共享信息。感覺這個(gè)是題主需要最高優(yōu)解決的問題；

2.制定評審計(jì)劃，以確保項(xiàng)目的進(jìn)展和質(zhì)量符合預(yù)期；

3.WBS再優(yōu)化，雖然已經(jīng)優(yōu)化了一波，但需要增加合規(guī)、協(xié)同評審以及溝通風(fēng)險(xiǎn)等內(nèi)容，也需要考慮所有任務(wù)和子任務(wù)的依賴關(guān)系，明確ddl；

4.加強(qiáng)監(jiān)控，及時(shí)糾偏；

5.獎懲擺在前，勿謂言之不預(yù)也。

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1.溝通問題—對接人：PMO進(jìn)行項(xiàng)目統(tǒng)籌，三個(gè)團(tuán)隊(duì)各確認(rèn)一個(gè)對接人；溝通形式：定期組織會議進(jìn)行各團(tuán)隊(duì)進(jìn)度匯報(bào)，PMO隔一段時(shí)間要去現(xiàn)場來了解下真實(shí)情況。 

2.創(chuàng)建WBS—按照WBS分解原則和項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行分解，后續(xù)還是需要根據(jù)實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行調(diào)整的。 

3.進(jìn)度監(jiān)控—項(xiàng)目統(tǒng)籌人負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)控，當(dāng)出現(xiàn)偏差時(shí)，組織三方會議協(xié)調(diào)解決。 

4.風(fēng)險(xiǎn)管理—將識別的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)記錄下來，三方溝通初步的應(yīng)對方案。 

5.資源不足—識別目前項(xiàng)目還需要哪些資源，及時(shí)上報(bào)進(jìn)行調(diào)撥或招聘。

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1.協(xié)調(diào)評審溝通問題，可以通過虛擬會議的形式進(jìn)行，最好每件事情都有一個(gè)相關(guān)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)，有問題問相關(guān)負(fù)責(zé)人，每周最好能有個(gè)例會啥的，實(shí)時(shí)了解情況，個(gè)人覺得還是可以的，當(dāng)然如果有條件可以讓成員在一個(gè)地方辦公那是最好的。

2.因?yàn)檠悠趯?dǎo)致的相關(guān)方動搖了，最好是可以在整改之后和相關(guān)方進(jìn)行一次會議，告知項(xiàng)目進(jìn)度以及后續(xù)發(fā)展情況，讓相關(guān)方有個(gè)底，也能讓他們重獲信心，項(xiàng)目也會好起來的。

3.我覺得人員離職多，可能團(tuán)隊(duì)凝聚力不夠有關(guān)系吧，多組織團(tuán)建，各個(gè)成員距離不遠(yuǎn)的話就一起團(tuán)建，不方便的話，就分開團(tuán)建或者置辦下午茶等等提高凝聚力。

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首先，分析目前項(xiàng)目延遲原因：三個(gè)團(tuán)隊(duì)分散，核查溝通管理計(jì)劃是否有效；考慮初創(chuàng)公司，項(xiàng)目管理體系是否完善，能否支持項(xiàng)目正常推進(jìn)；項(xiàng)目計(jì)劃安排是否合理、主控PM是否有能力識別所有的開發(fā)任務(wù)及對風(fēng)險(xiǎn)、問題進(jìn)行對策。

除了上面的流程審查，想要按照經(jīng)營計(jì)劃追趕項(xiàng)目，子彈得備足。離職人員多，目前團(tuán)隊(duì)是否完備，根據(jù)經(jīng)營計(jì)劃倒推缺崗補(bǔ)充推移表，讓人事部門一起簽計(jì)劃；項(xiàng)目開發(fā)指標(biāo)（配置表）核查評審，除了領(lǐng)導(dǎo)層，找技術(shù)專家會簽認(rèn)可；團(tuán)隊(duì)成員激勵制定完備，營造良好的溝通氛圍。

根據(jù)經(jīng)營指標(biāo)追趕項(xiàng)目壓力是很大的，上下齊心才有希望。

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１.關(guān)于分居兩地溝通問題，首要核心問題是分居問題，可以嘗試通過虛擬團(tuán)隊(duì)形式打造團(tuán)隊(duì)辦公環(huán)境，如果效果實(shí)在不理想，可以依據(jù)項(xiàng)目重要程度、緊迫程度嘗試與領(lǐng)導(dǎo)或甲方溝通。

在相應(yīng)資源及激勵機(jī)制情況下，將整個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目的一部分調(diào)整為封閉式任務(wù)使大家集中在一地，充分溝通各自主責(zé)模塊中雙方協(xié)同或匹配的部分，并同步項(xiàng)目進(jìn)度信息。

２.關(guān)于溝通機(jī)制的建立，雙方應(yīng)建立合適的定期溝通的渠道方式，保持定期溝通，溝通的相關(guān)問題應(yīng)有跟蹤反饋機(jī)制不斷落實(shí)，保證項(xiàng)目信息同步，實(shí)現(xiàn)過程控制，適時(shí)糾偏。

３.關(guān)于監(jiān)控機(jī)制，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需與大家約定項(xiàng)目任務(wù)或工作內(nèi)容監(jiān)控節(jié)點(diǎn)，頻次和周期，定期復(fù)核識別偏差。