面對(duì)外部環(huán)境的不確定性，PM可以做哪些預(yù)防措施？

每周一個(gè)真實(shí)的【項(xiàng)目管理案例】，小賽與大家一起剖析解決職場(chǎng)難題。本期案例如下：面對(duì)外部環(huán)境的不確定性帶來的風(fēng)險(xiǎn)給項(xiàng)目產(chǎn)生的影響，PM可以做哪些預(yù)防動(dòng)作和補(bǔ)救措施？我們邀請(qǐng)了希賽「PM創(chuàng)造營」的項(xiàng)目經(jīng)理們出謀劃策，讓大家在實(shí)際工作中可以有所參考。

案例分析

行業(yè)崗位：醫(yī)療行業(yè)PM

案例背景：公司產(chǎn)品主要為高值耗材（心臟支架、消融針等），國家集采政策的重點(diǎn)關(guān)照對(duì)象，另外為保障器械的安全和有效，也在出臺(tái)法規(guī)按照三類器械進(jìn)行管控（管控更嚴(yán)），導(dǎo)致企業(yè)面臨很大的不確定和風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目在實(shí)施過程中也因此導(dǎo)致需求一直在變動(dòng)，項(xiàng)目可能做著做著就沒了，老板就會(huì)啟動(dòng)追責(zé)，讓內(nèi)部去檢討總結(jié)。

待解決問題：①面對(duì)外部環(huán)境的不確定性帶來的風(fēng)險(xiǎn)或機(jī)遇給項(xiàng)目產(chǎn)生的影響（利潤(rùn)降低、延期等），PM可以做哪些預(yù)防動(dòng)作和補(bǔ)救措施；

②另外對(duì)于外部環(huán)境給組織帶來的影響需要PM進(jìn)行擔(dān)責(zé)還是由企業(yè)消化解讀完后給項(xiàng)目進(jìn)行傳遞再由PM進(jìn)行應(yīng)激措施。

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1.外部環(huán)境的不確定性因素，在項(xiàng)目規(guī)劃階段的時(shí)候盡量多參考之前類似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，并在自己的項(xiàng)目中增加風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判并留有適當(dāng)?shù)挠嗔浚〞r(shí)間/費(fèi)用/人員...），后續(xù)在項(xiàng)目過程中增加跟蹤頻次，能夠盡早或及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施，并留有紀(jì)要同時(shí)上報(bào)重要相關(guān)方及領(lǐng)導(dǎo)。

針對(duì)利潤(rùn)的部分，集采的話邏輯上利潤(rùn)空間有限，在項(xiàng)目前期做可行性評(píng)估的時(shí)候需要對(duì)經(jīng)濟(jì)可行性做好充分的調(diào)研，避免前期過多投入，后期利潤(rùn)有限丟之可惜。

2.外部環(huán)境的影響，從時(shí)間上講同步進(jìn)行會(huì)比較省時(shí)間，但是這個(gè)也考驗(yàn)團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)和效率。及時(shí)高效的方法，在出現(xiàn)問題的時(shí)候先做預(yù)判和初步的了解和分析；同時(shí)盡快將信息同步給團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員，組織會(huì)議討論溝通分析并確定方案或方向，制定計(jì)劃同時(shí)備好Plan B，并分析預(yù)估可行性；后期定期跟蹤，必要時(shí)增加會(huì)議頻次和人員，以達(dá)到及時(shí)解決問題以及減少引發(fā)新的問題。

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1.針對(duì)這種情況，PM只能做小頭，大頭還得是領(lǐng)導(dǎo)去負(fù)責(zé)，畢竟這塊都是領(lǐng)導(dǎo)去決策的，PM只是領(lǐng)導(dǎo)的執(zhí)行者，難道PM說這個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)太大，投入與產(chǎn)出不成正比，說不做就能不做的。

不能的話項(xiàng)目經(jīng)理只能在自己權(quán)限范圍內(nèi)去盡可能多的評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)注時(shí)事，集采這類都是政府出臺(tái)政策性文件的，要從這類文件中解讀出政府意向。

2.項(xiàng)目經(jīng)理只是執(zhí)行者，并不是決策者。外部環(huán)境的解讀應(yīng)該由企業(yè)去解讀，或者由企業(yè)請(qǐng)專業(yè)的人士去解讀分析。然后根據(jù)自生企業(yè)的定位去判斷適合自己的項(xiàng)目。并不是所有的項(xiàng)目都是合適自己的，從中選擇風(fēng)險(xiǎn)、承受能力和收益都符合自己的項(xiàng)目。

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1.首先外部環(huán)境已經(jīng)非常明確，如果項(xiàng)目在規(guī)劃期間做了此方面的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。由PM牽頭召集相關(guān)方進(jìn)行匯報(bào)以及確認(rèn)后續(xù)行動(dòng)步驟，而不是出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)就由PM來進(jìn)行擔(dān)責(zé)。

2.由于外部環(huán)境導(dǎo)致的責(zé)任劃分問題，首先這是自己家里的事情，關(guān)上門來解決。按照公司的規(guī)章制度來執(zhí)行，如果有特殊情況，特殊對(duì)待?？梢造`活處理。

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針對(duì)醫(yī)療行業(yè)面臨的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目經(jīng)理（PM）可以采取以下預(yù)防動(dòng)作和補(bǔ)救措施：

1.持續(xù)關(guān)注政策動(dòng)態(tài)和行業(yè)變化，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)和計(jì)劃。由于醫(yī)療行業(yè)的監(jiān)管政策不斷更新，PM需要時(shí)刻關(guān)注政策動(dòng)態(tài)。

2.加強(qiáng)與相關(guān)方的溝通與協(xié)調(diào)。PM需要與公司內(nèi)部各部門、團(tuán)隊(duì)之間以及與外部相關(guān)方（如供應(yīng)商、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等）加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，確保項(xiàng)目進(jìn)展順利。特別是在與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)中，需要確保供應(yīng)商的質(zhì)量和交貨時(shí)間符合要求，避免因供應(yīng)鏈問題導(dǎo)致項(xiàng)目延誤或利潤(rùn)降低。

3.制定應(yīng)急計(jì)劃和備選方案。針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)。

4.建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。PM需要建立項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)等。

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1.事業(yè)環(huán)境因素引起的風(fēng)險(xiǎn)，可以通過在項(xiàng)目初期規(guī)劃成本和進(jìn)度時(shí)增加儲(chǔ)備，在項(xiàng)目執(zhí)行期間高度關(guān)注此類風(fēng)險(xiǎn)，周期性的向上做風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，只要不是突發(fā)狀況，還是可以逐漸消減風(fēng)險(xiǎn)影響的。

2.PM的權(quán)限大多在項(xiàng)目?jī)?nèi)，因此承擔(dān)的責(zé)任也有限。對(duì)于外部環(huán)境影響做到敏銳察覺，及時(shí)整理匯報(bào)，適當(dāng)?shù)慕o出應(yīng)對(duì)建議，已經(jīng)算是越位思考了。戰(zhàn)略方向性責(zé)任還是公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來承擔(dān)比較好。

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對(duì)于這種事情涉及到公司戰(zhàn)略方向的問題了，不是PM可以掌控的事情，還是需要公司層面做好規(guī)劃，完全歸責(zé)給PM是不合理。那對(duì)于PM來說要盡量少出錯(cuò)。

1.關(guān)注行業(yè)政策，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并修正。雖然政策我們無法左右，但是可以在政策出來或者有消息流露后立馬采取應(yīng)對(duì)并匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層；

2.項(xiàng)目開始前把這些風(fēng)險(xiǎn)給公司領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)清楚，表明項(xiàng)目可能存在的問題，獲取公司領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)性意見；

3.項(xiàng)目進(jìn)行過程中及時(shí)匯報(bào)進(jìn)展情況，結(jié)合當(dāng)前政策講解，時(shí)刻讓領(lǐng)導(dǎo)知道我們是依據(jù)當(dāng)前政策執(zhí)行。