通信工程師考試培訓(xùn)端端與業(yè)務(wù)會議紀(jì)要

4.2.4 會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是指企業(yè)或組織召開會議之后，用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項的一種公文。會議紀(jì)要的內(nèi)容，可包括會議的進(jìn)程、對會議討論和決定的事項進(jìn)行有目的的整理取舍之后歸納的要點等。

會議紀(jì)要的作用，是傳達(dá)交流和呈報，即傳達(dá)會議精神以指導(dǎo)下級工作，與同級交流信息以協(xié)調(diào)彼此工作；呈報上級，讓上級了解有關(guān)情況。

1.會議紀(jì)要的特點

會議紀(jì)要的主要特點是紀(jì)要性。會議紀(jì)要并不等于會議記錄，并不需要將會議的全部內(nèi)容都寫進(jìn)去，而是根據(jù)需要有選擇地將會議的議定事項和主要精神寫進(jìn)去，也就是說，它所寫的，僅僅是要點而已。

常見的有辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要和座談會議紀(jì)要3種。

　　2.會議紀(jì)要的格式

會議紀(jì)要相對報告、請示之類的公文，其文體格式要靈活些。根據(jù)會議層次和內(nèi)容的不同，它可以有主送對象，也可以沒有；可以有發(fā)文字號，也可以沒有；可以有文頭，也可以沒有。也可以說，除標(biāo)題、正文和落款之外的其他部分，會議紀(jì)要都是或有或無的。

（1）標(biāo)題

會議紀(jì)要的標(biāo)題通常有兩種。一種是主辦單位加會議名稱加文種；另一種是會議名稱加文種，如《關(guān)于XX地區(qū)放裝寬帶現(xiàn)場辦公會紀(jì)要》等。

（2）正文

會議紀(jì)要的正文，一般包括開頭、主體和結(jié)尾3個部分。開頭部分要求以簡潔的文字，扼要地將會議的概況說清楚，比如會議進(jìn)行的時間、地點、主持人、參加人、主要議題，召開會議的目的、原因、根據(jù)以及會議的進(jìn)程等。

正文的主體部分應(yīng)寫明會議議定的事項及主要精神，討論發(fā)言的要點或比較一致的意見等。寫法大致有三種。一是綜合式，即將會議中的討論內(nèi)容、議定事項等加以綜合，用概述的方法將會議的主要精神表達(dá)出來。一些小型會議比較適宜用這種方法。二是分項式，一些中型或較為大型的會議，其議題較多，內(nèi)容含量大，可根據(jù)其內(nèi)容的不同性質(zhì)分項或分列小標(biāo)題來寫。三是發(fā)言記錄式。這多用于座談紀(jì)要，按在會上發(fā)言的順序，將發(fā)言者的主要意見反映出來。除發(fā)言記錄式一般要寫明發(fā)言者姓名外，分項式和綜合式的紀(jì)要的每段開頭或每個問題的開頭，常常冠以“會議認(rèn)為”、“會議強調(diào)”、“與會者一致認(rèn)為”等習(xí)慣語。

結(jié)尾部分的有無可視行文的需要而定。有些會議紀(jì)要的最后一個事項就是結(jié)尾，有的會議在討論主題后，另外提出要求、希望或號召。

（3）落款

寫明會議紀(jì)要的作者和成文時間。有些會議紀(jì)要因為標(biāo)題上有主辦單位，因此文后的作者可以略去不寫；成文時間可放在文末，也可以放在標(biāo)題之下。

　　3.寫作要求

（1）內(nèi)容要真實

會議紀(jì)要要客觀地忠實地反映與會者的意見，反映人物觀點的語言要盡量使用原話，不允許杜撰或想當(dāng)然。

　?。?）重點要突出

會議紀(jì)要不能不分主次地將會議中的所有內(nèi)容都寫進(jìn)去，而要對會議的各種材料進(jìn)行深入的綜合分析、歸納概括；使之成為真正的“紀(jì)要”而不是“記錄”。這里，圍繞中心的選擇取舍是非常重要的。

（3）條理要清楚

寫紀(jì)要一定要注意材料間的邏輯聯(lián)系，分清主次、前后，分層分條，避免雜亂無章。

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