PMP^®溝通管理方法有哪些

PMP^®(Project Management Professional^®)溝通管理方法主要包括規(guī)劃溝通管理、管理溝通和監(jiān)督溝通三個(gè)方面。以下是這三個(gè)方面的詳細(xì)解釋?zhuān)?/p>

一、規(guī)劃溝通管理

規(guī)劃溝通管理是基于每個(gè)相關(guān)方或相關(guān)方群體的信息需求、可用的組織資產(chǎn)，以及具體項(xiàng)目的需求，為項(xiàng)目溝通活動(dòng)制定恰當(dāng)?shù)姆椒ê陀?jì)劃的過(guò)程。其主要作用是及時(shí)向相關(guān)方提供相關(guān)信息，引導(dǎo)相關(guān)方有效參與項(xiàng)目，并編制書(shū)面溝通計(jì)劃。規(guī)劃溝通管理包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

溝通需求分析：確定項(xiàng)目相關(guān)方的信息需求，包括所需信息的類(lèi)型和格式，以及信息對(duì)相關(guān)方的價(jià)值。

制定溝通計(jì)劃：明確需要收集什么信息、在什么時(shí)候收集、以什么方式收集，以及什么時(shí)候、以什么方式、向誰(shuí)發(fā)送什么信息。同時(shí)，還要確定主要項(xiàng)目相關(guān)方的聯(lián)系方式、關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)的定義，以及如何更新溝通管理計(jì)劃。

選擇溝通技術(shù)：根據(jù)項(xiàng)目的具體情況和相關(guān)方的需求，選擇合適的溝通技術(shù)，如對(duì)話、會(huì)議、書(shū)面文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、社交媒體和網(wǎng)站等。

二、管理溝通

管理溝通是確保項(xiàng)目信息及時(shí)且恰當(dāng)?shù)厥占?、生成、發(fā)布、存儲(chǔ)、檢索、管理、監(jiān)督和最終處置的過(guò)程。其主要作用是促成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與相關(guān)方之間的有效信息流動(dòng)。管理溝通包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

發(fā)布信息：根據(jù)溝通管理計(jì)劃，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)布項(xiàng)目信息給相關(guān)方。

收集信息：通過(guò)適當(dāng)?shù)那篮头绞?，收集?xiàng)目相關(guān)方的反饋和意見(jiàn)。

存儲(chǔ)和檢索信息：建立有效的信息管理系統(tǒng)，確保項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)和檢索方便、快捷。

管理溝通記錄：記錄項(xiàng)目溝通過(guò)程中的重要信息和決策，以便后續(xù)跟蹤和評(píng)估。

三、監(jiān)督溝通

監(jiān)督溝通是確保滿(mǎn)足項(xiàng)目及其相關(guān)方的信息需求的過(guò)程。其主要作用是按溝通管理計(jì)劃和相關(guān)方參與計(jì)劃的要求優(yōu)化信息傳遞流程。監(jiān)督溝通包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

跟蹤溝通實(shí)施情況：監(jiān)督溝通活動(dòng)是否按計(jì)劃進(jìn)行，確保信息的傳遞和接收符合預(yù)期。

評(píng)估溝通效果：通過(guò)相關(guān)方的反饋和項(xiàng)目的進(jìn)展情況，評(píng)估溝通的效果是否達(dá)到預(yù)期。

調(diào)整溝通計(jì)劃：根據(jù)評(píng)估結(jié)果和項(xiàng)目的實(shí)際情況，及時(shí)調(diào)整溝通計(jì)劃，以更好地滿(mǎn)足相關(guān)方的信息需求。

四、溝通技巧與原則

在PMP^®溝通管理中，還需要注意以下溝通技巧和原則：

5C原則：即目的明確(Clear Purpose)、表達(dá)正確(Correct Expression)、表達(dá)簡(jiǎn)潔(Concise Expression)、邏輯連貫(Coherent Logic)和掌控思路(Controlling Ideas)。

積極傾聽(tīng)：理解相關(guān)方的需求和意見(jiàn)，及時(shí)反饋和回應(yīng)。

理解文化和個(gè)人差異：根據(jù)不同相關(guān)方的文化背景和個(gè)人特點(diǎn)，調(diào)整溝通策略和方式。

識(shí)別、設(shè)定并管理相關(guān)方期望：明確相關(guān)方的期望和需求，制定合理的溝通計(jì)劃，確保信息的傳遞和接收符合預(yù)期。