PM項(xiàng)目案例：公司內(nèi)部資源有限，如何規(guī)范項(xiàng)目優(yōu)先級？

今天，我們邀請了希賽「PM創(chuàng)造營」「PM創(chuàng)造二營」不同地區(qū)不同行業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理們出謀劃策，通過剖析具體問題進(jìn)而提出解決方案，讓大家在實(shí)際工作中可以有所參考。

本期案例

案例背景

個人從事的項(xiàng)目領(lǐng)域是智能設(shè)備領(lǐng)域，目前擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。公司規(guī)模不大，內(nèi)部資源有限，目前內(nèi)部研發(fā)跟市場項(xiàng)目用同一套資源。

項(xiàng)目現(xiàn)狀

領(lǐng)導(dǎo)的想法比較多，經(jīng)常在年度開發(fā)任務(wù)已經(jīng)排滿的情況下增加新的緊急項(xiàng)目，導(dǎo)致最高優(yōu)先級項(xiàng)目超過目前資源極限，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度壓縮，沒有足夠時間細(xì)化解決問題，也無法在計(jì)劃時間內(nèi)完成任務(wù)。目前工作同步推進(jìn)各項(xiàng)目，但是無法滿足項(xiàng)目計(jì)劃要求，導(dǎo)致項(xiàng)目處于失控狀態(tài)。

待解決的問題

大家平時是如何規(guī)范項(xiàng)目優(yōu)先級的，有什么妙招能讓領(lǐng)導(dǎo)能認(rèn)清資源不足這個現(xiàn)實(shí)問題，有效向上管理一下，做到集中資源推進(jìn)項(xiàng)目。

主治醫(yī)生:老魚

很多人看這個案例有在照鏡子的感覺，之前給一些小公司提供過其他方面的咨詢服務(wù)，這種情況應(yīng)該算是普遍情況，只不過是受影響嚴(yán)重與否罷了。企業(yè)的實(shí)際情況決定了老板有些雜七雜八的想法蹦出來，并且要進(jìn)行評估，有時候緊急上線的項(xiàng)目反而是最盈利的。領(lǐng)導(dǎo)的想法其實(shí)更多的是考慮怎么更快的搶占市場實(shí)現(xiàn)快速盈利，所以從領(lǐng)導(dǎo)角度無可厚非，但做為干活的，是可以一直罵娘的。

有以下建議僅供大家參考：

1、項(xiàng)目的規(guī)劃層面：考慮項(xiàng)目組合和項(xiàng)目集的耦合性和創(chuàng)造的價值。可能臨時冒的反而是盈利的，但在領(lǐng)導(dǎo)不靠譜的時候影響他的想法，提供一些項(xiàng)目預(yù)測和對現(xiàn)有項(xiàng)目帶來影響造成的損失;

2、項(xiàng)目資源方面：梳理清楚項(xiàng)目資源日歷和資源名下的人日工作量，對比現(xiàn)有項(xiàng)目的情況做出任務(wù)排期，適當(dāng)在向上管理時讓領(lǐng)導(dǎo)看看;

3、全部項(xiàng)目的整體規(guī)劃和管理方面：需要和老板共同溝通，在無項(xiàng)目組合項(xiàng)目集這些管理以及PMO的情況下，高優(yōu)先項(xiàng)目就隨著市場環(huán)境定期刷新就行，沒必要從一而終;

4、老生常談的向上管理方面：要想清楚你需要告訴領(lǐng)導(dǎo)這個大冤種哪些信息?哪些信息是能夠影響他的想法并且對你有幫助的，也可以通過諸如平衡記分卡、戰(zhàn)略地圖這些忽悠一下那個二貨，采取你的建議，不要亂改優(yōu)先排序，但前提是你的建議是對的;

5、個人發(fā)展層面：有的時候環(huán)境和流程是相輔相成的，但現(xiàn)狀無法通過短期的建議或者流程進(jìn)行改善的時候，要么在現(xiàn)狀環(huán)境里面爽，要么換個讓自己舒服的環(huán)境，爽和TTPL有時候也可以共存的。

我有話說

朔北雪狼|濟(jì)南，行業(yè)：醫(yī)療

列清每個階段的開發(fā)任務(wù)計(jì)劃，并附上人員配置。越清晰越好，不止提供給領(lǐng)導(dǎo)，也發(fā)到內(nèi)部群，或是可以公示的地方。如果領(lǐng)導(dǎo)在看到后，還是要求緊急任務(wù)。提出疑問，現(xiàn)有排期如何進(jìn)行改動。是不是需要大家加班完成任務(wù)。加班的話如何補(bǔ)償大家。如果這個領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)到公司最頂層了，那就說明加完緊急任務(wù)的利弊，讓領(lǐng)導(dǎo)自行取舍。如果還是個中層，建議把該情況也反饋到上上級。總之，關(guān)鍵就是把目前的資源分配做到一目了然，讓各級領(lǐng)導(dǎo)都能清晰的看到，后面變動也有底氣溝通。

牧云|成都，行業(yè)：產(chǎn)品

1、如何規(guī)范項(xiàng)目優(yōu)先級：項(xiàng)目隨時都會存在諸多細(xì)節(jié)、出現(xiàn)很多新問題，優(yōu)先級也隨之變化，領(lǐng)導(dǎo)和你之間一定存在信息差，唯一的方法就是當(dāng)面溝通或者語音溝通，而且需要頻繁溝通，寧可過度，不可欠缺。

2、讓領(lǐng)導(dǎo)能認(rèn)清資源不足：同上，基本還是溝通問題，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該如何如何，但團(tuán)隊(duì)實(shí)際就是一堆秋兒(菜鳥)，別說保質(zhì)保量了，不出大量bug都要謝天謝地。需要盡快扭轉(zhuǎn)他們的認(rèn)知，如果實(shí)在扭轉(zhuǎn)不了，就要想辦法暴露出團(tuán)隊(duì)或某些資源的重大缺陷，讓他們知道魚和熊掌不可兼得，必須有所舍棄。

3、向上管理做到集中資源推進(jìn)項(xiàng)目：集中力量辦大事沒錯，若干項(xiàng)目組并發(fā)也沒錯，作為PMO能做的主要是執(zhí)行，除非你能從戰(zhàn)略上說服決策層。從旁觀者的角度來看，并發(fā)對公司更好，目前欠缺的主要是溝通、資源和管理，尤其是變更管理，并非無解.

小秋|深圳，行業(yè)：制造業(yè)

1、規(guī)范項(xiàng)目優(yōu)先級：與市場部同事多溝通，了解市場需求等市場相關(guān)最新信息，從以下幾個方面綜合評估排列優(yōu)先級：市場需求、投資回報率、投資回報周期、開發(fā)周期、技術(shù)難度等。公司研發(fā)的目的都是為了賺錢，變現(xiàn)快、開發(fā)周期短、技術(shù)難度低的項(xiàng)目建議優(yōu)先做，先推出市場，獲取收益，才能支撐后續(xù)項(xiàng)目的開發(fā)，其后項(xiàng)目循序漸進(jìn)跟上。

2、讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)清資源不足：將項(xiàng)目優(yōu)先級和目前在進(jìn)行項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃工期、進(jìn)度現(xiàn)狀做成分析報告，分析利害關(guān)系，建議直接做好選擇方案，匯報給領(lǐng)導(dǎo)，讓他做取舍。畢竟大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都喜歡做選擇題。

寒狼梟|大連，行業(yè)：建筑概念設(shè)計(jì)

1、讓領(lǐng)導(dǎo)明白資源有限，資源使用飽和要拿事實(shí)說話，所以需要把自己每天的工作量，工作完成程度列表上報，看似好像在浪費(fèi)時間干沒有用的事情，但你不這樣做，領(lǐng)導(dǎo)不知道你們到底都做了些啥，光聽PM嘴上說資源不夠也不會同情你。想多要資源就要列出新要的資源，共通幫助完成項(xiàng)目。

2、規(guī)范項(xiàng)目優(yōu)先級需要跟領(lǐng)導(dǎo)一起開會探討，首先PM自己要清楚每個項(xiàng)目的緊急程度，拿著自己的分析去找領(lǐng)導(dǎo)一起商量。讓領(lǐng)導(dǎo)明白現(xiàn)在我們目前在做什么，還需要多少時間完成多少項(xiàng)目，又不是孫悟空可以拔毛變?nèi)艘黄鸶?，總要有個優(yōu)先順序。上銀行辦業(yè)務(wù)還叫號呢。

小吳|廈門，行業(yè)：制造業(yè)

首先，先了解現(xiàn)在內(nèi)部外部的項(xiàng)目情況，項(xiàng)目太多時需要注意抓大放小，先制定統(tǒng)一的評分標(biāo)準(zhǔn)，需要多維度進(jìn)行分析。這個方法有很多：比如風(fēng)險價值矩陣啊，AHP層次分析法、RICE啊等等，此部分是涉及到項(xiàng)目組合或者項(xiàng)目集了。通過科學(xué)的方法來得到數(shù)據(jù)來支撐各項(xiàng)目優(yōu)先級的排序;

之后，再根據(jù)項(xiàng)目優(yōu)先級高所需要的資源，對資源進(jìn)行劃分，可以通過工作分解結(jié)構(gòu)WBS、責(zé)任分配矩陣RACI、甘特圖、進(jìn)度圖、資源日歷等等形式與方法來表達(dá)資源的使用效率，得出：是否資源不足的判斷;

再次，得出結(jié)論后，可以與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，讓領(lǐng)導(dǎo)明白項(xiàng)目的優(yōu)先級以及資源的使用情況，擺事實(shí)講道理，領(lǐng)導(dǎo)只要得到邏輯清晰，符合事實(shí)依據(jù)一般不會過多為難。 如領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自身的想法更好，想要修改項(xiàng)目的優(yōu)先級，不要急著反駁與要資源，可以假借項(xiàng)目的調(diào)度，比如和領(lǐng)導(dǎo)說：“那我先停了A項(xiàng)目的某某先完成您的需求”這個時候，他就會有一個判斷了。