PM進(jìn)入新行業(yè)怎么開展項(xiàng)目管理工作

一、本期案例

PM進(jìn)入新行業(yè)怎么開展項(xiàng)目管理工作？

二、背景介紹

受診人：項(xiàng)目助理

公司情況：微型企業(yè)，人數(shù)不超過十人。主攻網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)服務(wù)領(lǐng)域，主要提供：安全風(fēng)險(xiǎn)評估、安全運(yùn)維服務(wù)。公司沒有PMO，老板對外稱項(xiàng)目經(jīng)理。

問題：公司業(yè)務(wù)下來后，我負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理這塊，但之前沒有單獨(dú)管理項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，也沒有這個(gè)行業(yè)的專業(yè)知識儲(chǔ)備。

在這種情景下，作為新人，沒有資源，想知道項(xiàng)目管理的哪些理論知識可以幫助我開展項(xiàng)目管理工作?順帶問下，像這種微型企業(yè)，是否存在組建PMO的必要?

三、主治醫(yī)師

01

大家好，我是今天的協(xié)助主治醫(yī)生阿穎，目前就職于一家生物識別智能公司，五年信息安全經(jīng)驗(yàn)。技術(shù)不足，只能做一下協(xié)助的主治醫(yī)生啦!

微型企業(yè)應(yīng)該更適用敏捷項(xiàng)目管理，團(tuán)隊(duì)扁平化管理。專業(yè)的知識儲(chǔ)備：多學(xué)學(xué)網(wǎng)絡(luò)安全的知識就好。這個(gè)本來也是一直在迭代。

個(gè)人覺得微型服務(wù)公司做項(xiàng)目最重要的是敏捷思維，項(xiàng)目管理理論目前都是固定的，公司領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)該做實(shí)際的PM，應(yīng)該要做管理項(xiàng)目組合的人，公司PM不需要多，PMO更沒必要。如果不懂敏捷項(xiàng)目管理強(qiáng)烈建議學(xué)或者招一個(gè)懂的來做PM，如果懂，那就自己做PM加項(xiàng)目組合經(jīng)理。

初創(chuàng)團(tuán)隊(duì)非常不建議用大企業(yè)的那套管理理念，比管理更重要的是領(lǐng)導(dǎo)力，意見大家提，戰(zhàn)略方向由少數(shù)人把控并貫徹到位，對客戶的服務(wù)要比其他的都快以及細(xì)致，對客戶可以屢次犯錯(cuò)，但不要同樣的錯(cuò)誤犯第二次，微團(tuán)隊(duì)的大忌，敏捷項(xiàng)目管理的工具和技術(shù)全都能用。

以上是旁觀我朋友公司(微型乙方團(tuán)隊(duì))踩過的坑得出的結(jié)論。我個(gè)人沒在小型公司呆過，也未做過乙方，專業(yè)知識有限。

幾個(gè)人拿那套管理我是真心覺得在浪費(fèi)時(shí)間，當(dāng)然文檔這塊一定要盡可能的專業(yè)規(guī)范，并且好好保存，建立累積自己的知識學(xué)習(xí)體系。

02

大家好，我是一個(gè)工作沒多久的小菜鳥，不敢說給各位大佬分享經(jīng)驗(yàn)，只能站在一個(gè)新人的角度談?wù)撘幌拢绻沂穷}主，我會(huì)怎么看待和處理這件事情。說的不對地方，懇請指正~

第一，足夠的權(quán)利。題主的老板自稱項(xiàng)目經(jīng)理，所以題主管理項(xiàng)目時(shí)扮演的是一個(gè)項(xiàng)目型的PM。團(tuán)隊(duì)不足十人，資源池微小，而題主公司做的又是技術(shù)挑戰(zhàn)巨大的網(wǎng)絡(luò)安全方向的業(yè)務(wù)，項(xiàng)目中途短時(shí)間尋找可替代資源非常困難。因此若任意團(tuán)隊(duì)成員因?yàn)轫?xiàng)目期間溝通，進(jìn)度調(diào)度等問題產(chǎn)生沖突，不配合團(tuán)隊(duì)工作，影響工作效率，都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的順利交付面臨風(fēng)險(xiǎn)。

所以此種情況下管理項(xiàng)目，必須獲得在項(xiàng)目中的足夠的權(quán)利，能夠要求成員積極的配合項(xiàng)目管理過程。但是有一個(gè)前提，不能讓老板感到威脅，畢竟對外項(xiàng)目經(jīng)理是老板本人，我們更多的是項(xiàng)目副經(jīng)理或者助理的角色，尤其不到十個(gè)人，老板肯定對每一個(gè)人的狀態(tài)都很清楚，如果題主的權(quán)利真的達(dá)到所有人都聽他的地步，那也就到了被老板炒魷魚的時(shí)候了。

第二，共同的目標(biāo)。項(xiàng)目相關(guān)方、項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)共同參與制定一個(gè)清晰的可行的目標(biāo)；項(xiàng)目相關(guān)方也必須記錄下來，以確保每個(gè)人的需求都涵蓋在項(xiàng)目之中。同時(shí)，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，這也是PM向他們要資源的依據(jù)。

第三，明確的項(xiàng)目交付物。項(xiàng)目交付物的描述是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)用來產(chǎn)出交付物的依據(jù)。如果不記錄下來，那就可能會(huì)導(dǎo)致著項(xiàng)目成員可能按照他的個(gè)人理解去做，最終無法產(chǎn)生我們所期望的交付物。所以必須清楚、毫不含混地定義項(xiàng)目交付物并形成文檔，項(xiàng)目的大小在這里的體現(xiàn)只會(huì)是文檔篇幅的大小而已。

第四，完善的項(xiàng)目計(jì)劃。再小的一件事情如果要順利完成，提前都要解決好以下幾個(gè)問題；什么時(shí)候做什么？誰來做？每個(gè)任務(wù)預(yù)計(jì)需要多久來完成? 需要哪些資源來做？簡單來講，這就是計(jì)劃最最基本的要素。因此項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須共同準(zhǔn)備這些要素，為了方便溝通和跟蹤，必須把這些東西以文檔形式記錄下來并有效地與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目相關(guān)方進(jìn)行有效溝通。 同時(shí)，還要記得把里程碑標(biāo)識出來，這對于項(xiàng)目來講也是一個(gè)要件。 但是對于小團(tuán)隊(duì)，要注意削減一些不必要的工作，比如：有的項(xiàng)目經(jīng)理熱衷于利用微軟的甘特圖來做非常漂亮的計(jì)劃圖表。而在小團(tuán)隊(duì)操作項(xiàng)目時(shí)大可不必如此，用excel把幾大要素表述清楚，簡單又快捷，還可以有效節(jié)省管理成本。

接下來說一下成立PMO的事情。我個(gè)人是不建議在現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)規(guī)模下成立PMO的，原因也很簡單，人少，承接的項(xiàng)目總量也有限。一來，PMO的成立會(huì)消耗本就不多的團(tuán)隊(duì)資源。

再者，老板對外都是自稱項(xiàng)目經(jīng)理，如果成立了PMO，這個(gè)公司組織結(jié)構(gòu)又該如何劃定呢?

03

一、問題梳理

1. 項(xiàng)目管理的哪些理論知識可以幫助我開展項(xiàng)目管理工作?該如何運(yùn)用?

2. 微型企業(yè)，是否存在組建PMO的必要?

診斷之前，先發(fā)下PMO的定義及作用供參考：

PMO(Project Management Office)一般稱為項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目管理中心或者項(xiàng)目管理部，特指的是一個(gè)部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目和項(xiàng)目集的管理(PMO)是在組織內(nèi)部將實(shí)踐、過程、運(yùn)作形式化和標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)在組織內(nèi)各機(jī)能間，為推動(dòng)專案前進(jìn)產(chǎn)生各種工作資源沖突時(shí)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)整合的機(jī)能，所以是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實(shí)踐和公認(rèn)的項(xiàng)目管理知識體系(PMBOK^®)，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對項(xiàng)目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。

PMO關(guān)注于與上級組織或客戶的整體業(yè)務(wù)目標(biāo)相聯(lián)系的項(xiàng)目或子項(xiàng)目之間的協(xié)調(diào)計(jì)劃、優(yōu)先級和執(zhí)行情況。

PMO的功能和作用可以分為日常型職能和戰(zhàn)略型職能。

1、建立組織內(nèi)項(xiàng)目管理的支撐環(huán)境。包括統(tǒng)一的項(xiàng)目實(shí)施流程、項(xiàng)目過程實(shí)施指南和文檔模板、項(xiàng)目管理工具、項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。

2、培養(yǎng)項(xiàng)目管理人員。在企業(yè)內(nèi)提供項(xiàng)目管理相關(guān)技能的相關(guān)培訓(xùn)。

3、提供項(xiàng)目管理的指導(dǎo)和咨詢。最大限度的集中項(xiàng)目管理希賽網(wǎng)，提供項(xiàng)目管理的咨詢和顧問服務(wù)。

4、組織內(nèi)的多項(xiàng)目管理和監(jiān)控。 PMO統(tǒng)一收集和匯總所有項(xiàng)目的信息和績效，并對組織高層或其他需要這些信息的組織或部門進(jìn)行報(bào)告。

5、項(xiàng)目組合管理。包括將組織戰(zhàn)略和項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，項(xiàng)目選擇和優(yōu)先級排定。組合所關(guān)心的是適配、效用和平衡。

6、提高企業(yè)項(xiàng)目管理能力。一方面通過 PMO所承擔(dān)的日常性職能來貫徹和體現(xiàn)，另一方面把項(xiàng)目管理能力變成一種可持久體現(xiàn)、不依賴個(gè)人行為的組織行為。將企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐和希賽網(wǎng)知識整理成適合本企業(yè)的一套完整的項(xiàng)目管理方法論，在企業(yè)內(nèi)傳播和推廣。

二、現(xiàn)狀分析：

之前沒有單獨(dú)管理項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，也沒有這個(gè)行業(yè)的專業(yè)知識儲(chǔ)備。

在這種情景下，作為新人沒有資源需要開展項(xiàng)目管理工作。

1. 微型企業(yè)的第一要?jiǎng)?wù)是生存，生存需要盈利。項(xiàng)目管理作為一種輔助工作，目的是利用工具方法協(xié)調(diào)資源解決項(xiàng)目進(jìn)展過程中的問題，推動(dòng)或者幫助項(xiàng)目順利交付實(shí)現(xiàn)盈利。微型企業(yè)的組織架構(gòu)比較單一，扁平化管理，資源相對緊缺，每個(gè)人一般手頭會(huì)同時(shí)兼職幾個(gè)項(xiàng)目。

2. 微型企業(yè)，人數(shù)不超過十人組建PMO的必要性。可以根據(jù)公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況參考PMO 的定義和你要建立PMO 的具體目的進(jìn)行PMO性質(zhì)的選擇。

三、解決方案&推薦項(xiàng)目管理工具：

1. 需求跟蹤矩陣：從源頭到交付全過程跟蹤管控?？梢?.梳理項(xiàng)目范圍、2.確定項(xiàng)目交付標(biāo)準(zhǔn)、3.實(shí)施方案、4.責(zé)任人5優(yōu)先級。在一定程度上也可以監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)和變更。

2. 問題跟蹤管理表：解決問題的幾個(gè)步驟(1)定義問題; (2)識別根本原因; (3)生成可能的解決方案; (4)選擇最佳解決方案; (5)執(zhí)行解決方案; (6)驗(yàn)證解決方案的有效性。微型企業(yè)的優(yōu)勢在于流程弱化，處理問題響應(yīng)迅速。有問題及時(shí)反饋、記錄，組織人員確定解決方案、責(zé)任人、計(jì)劃完成時(shí)間，協(xié)調(diào)資源跟進(jìn)處理使項(xiàng)目回歸正軌。如果是重大問題及時(shí)上報(bào)高層處理。

3. 偏差分析：項(xiàng)目啟動(dòng)之初確定績效基準(zhǔn)，定期(考核期)確定實(shí)際績效與基準(zhǔn)的差異程度，工作目標(biāo)與考核KPI關(guān)聯(lián)。一周/兩周一個(gè)迭代成果，也可以里程碑成果性質(zhì)進(jìn)行考核。

4. 沖突管理：在項(xiàng)目環(huán)境中沖突的來源包括資源稀缺、進(jìn)度優(yōu)先級排序和個(gè)人工作風(fēng)格差異等。每日站會(huì)、專題問題解決會(huì)議溝通業(yè)務(wù)問題;日常聚餐或者活動(dòng)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。

5. 成本質(zhì)量管理：預(yù)防大于檢查。進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案，并隨時(shí)更新風(fēng)險(xiǎn)登記表。

6. 梳理可通用的常用項(xiàng)目模板，提高各項(xiàng)目文檔的輸出效率。多進(jìn)行項(xiàng)目復(fù)盤以及舉辦技術(shù)知識及管理知識的分享會(huì)。

四、總結(jié)：

微型企業(yè)相對來說比較靈活，對流程文檔的重視度相對薄弱?？梢詮臉I(yè)務(wù)角度進(jìn)行項(xiàng)目管理。主抓重抓進(jìn)度、范圍、成本、質(zhì)量幾個(gè)方面，以解決阻礙項(xiàng)目進(jìn)展的問題推動(dòng)順利交付為切入點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目管理工作，其他方面有意識加強(qiáng)。逐步建立起知識庫、數(shù)據(jù)庫、項(xiàng)目檔案、歷史信息與經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)知識庫，構(gòu)建公司項(xiàng)目管理的軟實(shí)力。

如果具備了以上軟實(shí)力，同時(shí)公司業(yè)務(wù)擴(kuò)大項(xiàng)目增多，可以從輔助型項(xiàng)目助理向戰(zhàn)略型PMO過渡。

03

/ 我有話說 /

姍姍-鄭州-物聯(lián)網(wǎng)：

“沒有資源，我是覺得可以先了解下研發(fā)流程，軟件有軟件的研發(fā)流程，硬件項(xiàng)目有硬件項(xiàng)目的流程，這些內(nèi)容在網(wǎng)上都是可以查到的。研發(fā)流程清楚了，把控項(xiàng)目時(shí)就大致有了方向，然后結(jié)合實(shí)際的工作內(nèi)容不斷細(xì)化，深入。"

風(fēng)之雨晨-廣州-IT:

"老板對外稱項(xiàng)目經(jīng)理，接下活來后，讓你負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理。說明你要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理，對外的事情要多和老板溝通請教 ，對內(nèi)要管理好團(tuán)隊(duì)，沒有資源要向老板申請。沒有單獨(dú)的管理項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，那就要多思考，多接觸項(xiàng)目管理上的知識。

沒有行業(yè)的專業(yè)知識儲(chǔ)備，就要多向希賽網(wǎng)同事請教，沒事請吃吃飯，聊聊天。作為新人，想知道項(xiàng)目管理的知識理論，那剛好考個(gè)PMP^®，在項(xiàng)目中實(shí)踐下。微型企業(yè)，不需要PMO，可以自己做自己的PMO，自己慢慢積累經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，收集知識庫。

方法總比困難多，一波下來，不管做的好與不好，作為一個(gè)新項(xiàng)目經(jīng)理，肯定會(huì)有成長?！?/p>

EQ無-新疆-IT+教育：

”這個(gè)問題需要詳細(xì)分析。既然崗位已經(jīng)是項(xiàng)目經(jīng)理了，那么首先需要做好管理工作。加上是小微企業(yè)，很大的可能是集成商性質(zhì)，PM管理外部團(tuán)隊(duì)，各廠家和供應(yīng)商，一起完成項(xiàng)目。這樣的話最重要的是要從項(xiàng)目初期就介入項(xiàng)目。了解項(xiàng)目背景，既定工期，既定材料和工作內(nèi)容。根據(jù)這些來完成wbs。期間肯定會(huì)讓你跟著廠家或者供應(yīng)商去學(xué)習(xí)各家的技術(shù)。這一塊是個(gè)學(xué)習(xí)的好機(jī)會(huì)。想學(xué)的話可以在一兩年內(nèi)學(xué)出一個(gè)售前的水平。

至于項(xiàng)目管理方面，需要做的最多的是協(xié)調(diào)和溝通工作，如何讓多家廠家或供應(yīng)商能聽從你的安排去按照進(jìn)度實(shí)施，如果遇到困難無法解決，你該去怎么溝通?！?/p>

張-浙江-制造：

”先學(xué)習(xí)組織過程資產(chǎn)，即把全公司(十人團(tuán))關(guān)系都搞熟，學(xué)習(xí)他們既往項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以及了解各個(gè)同事老板的個(gè)性處事風(fēng)格優(yōu)缺點(diǎn)。便于項(xiàng)目開展過程中的用人之長避人之短，便于收集風(fēng)險(xiǎn)?！?/p>

綠林豪杰：

”我的觀念和大家反而相反，我認(rèn)為企業(yè)再小也要開始準(zhǔn)備成立PMO的事宜，因?yàn)椴粏螁纹髽I(yè)要應(yīng)付這單個(gè)項(xiàng)目，能夠開展項(xiàng)目了就說明這個(gè)企業(yè)能夠在這行開始扎根，那么從長遠(yuǎn)的角度來說，干完這一個(gè)項(xiàng)目可能還會(huì)有下一個(gè)項(xiàng)目，企業(yè)也會(huì)壯大和發(fā)育，那么總不可能只有總經(jīng)理一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，PMO其中有一個(gè)重要的職能，就是結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務(wù)和行業(yè)特點(diǎn)，為組織量身定制項(xiàng)目管理流程、培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理團(tuán)隊(duì)、建立項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)、對項(xiàng)目提供顧問式指導(dǎo)、開展多項(xiàng)目管理等，以此確保項(xiàng)目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行，所以項(xiàng)目成功的和失敗的經(jīng)驗(yàn)都要進(jìn)行總結(jié)，分析，并形成企業(yè)自身的一個(gè)知識庫，用于指導(dǎo)后面的項(xiàng)目進(jìn)行，對企業(yè)發(fā)展有良好的幫助，但初步組建PMO的成本和人力都很大，所以可以找專業(yè)的或者兼任吧，綜上所述我認(rèn)為微型企業(yè)如果要成長起來，建立PMO是需要的?！?/p>