?2022年自考30462文書檔案管理復習資料

自考復習需要重視考試大綱，考試命題是圍繞大綱來的，所以復習一定要緊扣考試大綱，再結(jié)合考試大綱來弄懂重點、難點、疑點。因為考試大綱一般都是含有命題來指導思想工作、考試范圍、命題要求等重要信息。為了輔助各位考生學習，希賽網(wǎng)自考頻道為各位考生整理了2022年自考30462文書檔案管理復習資料，希望能對大家有所幫助。

2022年自考30462文書檔案管理復習資料

Ⅰ  課程性質(zhì)與課程目標

一、課程性質(zhì)和特點

辦理文書、管理檔案這兩項工作是自古以來所有社會組織中秘書工作不能缺少的內(nèi)容。了解文書工作和檔案工作的基本知識，掌握兩項工作的操作技能，是每一個秘書人員必須具備的基本能力?！拔臅鴻n案管理”課程正是為了培養(yǎng)和檢驗秘書學專業(yè)自學應考者上述兩項工作的實際操作能力的一門應用課程。

“文書檔案管理”是一門近些年才出現(xiàn)的新興課程，是對原有的“文書學”和“檔案管理學”兩門課程主要內(nèi)容的重新組合。文書和檔案之間、文書工作和檔案工作之間有著天然的密切關(guān)聯(lián)，將“文書學”和“檔案管理學”整合成一門課程，體現(xiàn)了這種密切關(guān)聯(lián)，符合文書工作和檔案工作一體化的時代趨勢。盡管檔案管理是秘書工作的一項重要任務，但長期以來，秘書學專業(yè)并沒有一門專門研究社會組織檔案管理的課程，只好借用了檔案學專業(yè)的基礎(chǔ)課程“檔案管理學”?！皺n案管理學”中介紹的檔案業(yè)務工作八個環(huán)節(jié)，只有收集、整理、鑒定幾個環(huán)節(jié)與秘書工作關(guān)系密切，其余的業(yè)務環(huán)節(jié)——保管、編研、檢索、提供利用、統(tǒng)計——與秘書工作關(guān)系不大。所以，全部套用檔案管理的知識對秘書學專業(yè)的學生而言不僅是沒有必要，還會造成主次不分、浪費時間和精力的弊端。秘書文檔管理課程將檔案管理學中與秘書工作關(guān)系密切的部分充分吸收，對沒有關(guān)系或關(guān)系不大的部分進行刪削或精簡，突出秘書學的特點，讓學生真正掌握在在將來的秘書工作中用得上的知識和技能。

二、課程目標

《文書檔案管理》課程設(shè)置的目標，是為了使秘書學專業(yè)自學應考者了解文書在社會組織內(nèi)部和組織之間的運作情況，掌握檔案收集、管理和利用的知識和技能，從而具備必備的專業(yè)修養(yǎng)，以適應社會發(fā)展的需要。

本課程包括緒論在內(nèi)，共分為12章。課程內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)知識和工作流程兩個板塊。基礎(chǔ)知識板塊介紹文書和檔案的含義、特點、作用、關(guān)系，文書工作和檔案工作的性質(zhì)、內(nèi)容、機構(gòu)等內(nèi)容。工作流程板塊，依據(jù)秘書工作中文書檔案工作前后順序依次介紹文書的制作、文書的辦理、文書的管理、檔案的收集、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案保管、檔案的檢索、檔案的提供利用、檔案的編研和檔案的統(tǒng)計。另外，為適應新形勢的發(fā)展和學生畢業(yè)后主要在企業(yè)內(nèi)任職的趨勢，本課程還介紹了電子文件的管理和企業(yè)文檔管理的內(nèi)容。

三、本課程與相關(guān)課程的聯(lián)系與區(qū)別

文書檔案管理課程是在文書學和檔案管理學基礎(chǔ)上整合而來的，它與這兩門課程之間的關(guān)系自然十分密切，文書檔案管理有著和文書學、檔案管理學基本一致的研究對象，文書檔案管理包含文書學的所有內(nèi)容和檔案管理學的部分內(nèi)容。除此而外，文書檔案管理還與秘書學概論、秘書實務、秘書寫作等秘書學專業(yè)課程有著千絲萬縷的關(guān)聯(lián)。

秘書學概論是研究和傳播秘書、秘書工作的性質(zhì)、規(guī)律、特點、組織、職能等秘書學知識的課程，屬于秘書學學科體系中的基礎(chǔ)理論學科，它與所有的秘書學課程都有關(guān)系，是對其他秘書學課程內(nèi)容的抽象和概括。但作為“概論”，秘書學概論只對文書、檔案、文書工作、檔案工作粗略提及，不能詳細展開。文書檔案管理是秘書學基本原則和要求在文書工作和社會組織檔案工作中的具體體現(xiàn)。

秘書實務和文書檔案管理兩門課程之間是從屬關(guān)系，也即秘書實務的課程內(nèi)容包含秘書文檔管理的課程內(nèi)容。所以，二者之間的關(guān)系相當密切。但是，由于秘書實務課程要介紹秘書工作所有重要的內(nèi)容，涉及范圍極廣，因此對每項具體工作的介紹就相對簡單和概括，而且多為基本程序和原則的介紹，對具體操作要領(lǐng)的介紹不夠詳細，也帶有“概論”的性質(zhì)。所以，秘書實務也不能取代更有針對性的其他實務類課程，社會組織文書工作和檔案工作要依靠文書檔案管理課程來詳盡講解。

秘書寫作是研究社會組織所使用的各種實用文書，尤其是公文的寫作過程和技巧的一門實踐學科，是寫作學和秘書學互相滲透產(chǎn)生的交叉學科，是寫作學在秘書工作中的展開。就一般意義上說，秘書寫作屬于文書學的內(nèi)容范圍，屬于文書工作中的“文書制作”環(huán)節(jié)。但，由于機關(guān)所使用的文書種類繁多，規(guī)范性、技巧性都很強，需要有專門的學科對其進行研究，于是秘書寫作逐漸從文書學中獨立出來，與文書學合理分工、互相補充。秘書寫作主要研究各種公務文體的寫作過程、寫作格式、寫作技巧，完成文本的擬寫工作；文書學則承接其后，完成文件的審核、簽發(fā)、繕印、用印、裝訂等技術(shù)性制作任務，并繼續(xù)完成登記、封發(fā)、傳遞、簽收、分文、擬辦、批辦、承辦等辦理環(huán)節(jié)，還要在制作、辦理過程中及辦理完畢之后對文件進行科學管理。

另外，文書檔案管理還與管理學、計算機科學、網(wǎng)絡傳播等學科或?qū)ｉT知識有著這樣或那樣的關(guān)系。

四、課程的重點和難點

本課程的重點和難點是文書制作、文書辦理、文書管理、檔案的整理與保管、檔案的檢索與利用、檔案的編研與統(tǒng)計。

Ⅱ  考核目標

本大綱在考核目標中，按照識記、領(lǐng)會、掌握三個層次規(guī)定其應達到的能力層次要求。三個能力層次是遞進關(guān)系，各能力層次的含義是：

識記（Ⅰ）：要求考生能夠識別和記憶本課程中的重要概念，并能夠根據(jù)考核的不同要求，做正確的表述、選擇和判斷。

領(lǐng)會（Ⅱ）：要求考生能夠領(lǐng)悟和理解本課程中有關(guān)概念及原理的內(nèi)涵及外延，理解相關(guān)知識的區(qū)別和聯(lián)系，并能根據(jù)考核的不同要求對相關(guān)問題進行邏輯推理和論證，做出正確的判斷、解釋和說明。

掌握（Ⅲ）：要求考生能夠準確領(lǐng)會本課程中的重要概念，并能夠根據(jù)考核的不同要求對相關(guān)問題進行分析和論證。

以上“識記”部分屬于記憶能力層次；“領(lǐng)會”、“掌握”部分屬于理解能力層次。

Ⅲ  課程內(nèi)容與考核要求

緒論

一、學習目的與要求

了解秘書文檔管理的內(nèi)涵，明確秘書文檔管理的研究對象和主要內(nèi)容，能認知文檔管理工作的重要性，能理解“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系，從而掌握該課程的概貌。

二、考核知識點和考核要求

1．識記：文檔管理的概念。

2．領(lǐng)會：秘書文檔管理的研究對象；

秘書文檔管理的主要內(nèi)容；

“秘書文檔管理”與相關(guān)課程的關(guān)系。

3．掌握：文檔管理工作的重要性。

第一章  文書和檔案

一、學習目的與要求

了解文書和檔案的含義、種類，理解文書和檔案的關(guān)系，能認知到文書和檔案的重要作用。

二、課程內(nèi)容

文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。有廣義和狹義兩種理解，廣義的文書既包括公務文書也包括私人文書；狹義的文書特指公務文書。檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。文書和檔案之間有著密切的關(guān)系，文書是檔案的重要來源，檔案是文書的主要歸宿。由于使用歷史久遠、使用領(lǐng)域廣泛，文書和檔案都有很多類別。文書和檔案的作用可以概括為六個方面：規(guī)范作用、指導作用、聯(lián)絡作用、憑證作用、參考作用和教育作用。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書、檔案、文件、科技檔案、專門檔案、人物檔案的概念。

2．領(lǐng)會：文書、公文和文件三個概念的外延大?。?/p>

文書轉(zhuǎn)化為檔案需要具備的條件；

公文的種類；

檔案的種類；

3．掌握：文書和檔案的作用；

作為文字材料的文書的含義；

檔案的定義包括的要素。

第二章  文書工作和檔案工作

一、學習目的與要求

了解文書工作的含義、原則，檔案工作的含義、性質(zhì)、內(nèi)容、原則，文書工作組織和檔案工作機構(gòu)，理解文書工作和檔案工作的關(guān)系。

二、課程內(nèi)容

文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務的工作，包含文書制作、文書辦理和文書管理三項基本內(nèi)容。文書工作要堅持“及時、準確、安全、精簡”八字原則。文書工作的組織機構(gòu)由中心機構(gòu)、專門機構(gòu)和分支機構(gòu)三個部分組成；文書工作的組織方式有集中形式和分散形式兩種，不同的社會組織可根據(jù)需要進行選擇。本書所說的檔案工作是指檔案業(yè)務工作，是一項管理性、服務性和政治性工作。檔案業(yè)務工作包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、提供利用和編研八個環(huán)節(jié)。檔案工作的基本原則是集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。我國現(xiàn)階段的檔案工作機構(gòu)主要包括社會組織檔案部門、檔案館和檔案事業(yè)管理機關(guān)。由于文書和檔案之間特別密切的關(guān)聯(lián)，文書工作和檔案工作之間具有密不可分的關(guān)系。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書工作、檔案工作、文書檔案連鎖法（民國）、文書工作組織機構(gòu)、文書工作組織方式的概念。

2．領(lǐng)會：文書工作的含義；

文書工作的原則；

文書工作組織機構(gòu)的分類；

檔案工作的“三性”。

3．掌握：檔案工作的基本原則；

文書工作和檔案工作的關(guān)系。

第三章  文書制作

一、學習目的與要求

了解文書制作的過程，文書制作的要求，熟練掌握文書體式的全部內(nèi)容，了解文稿和文本的概念，理解文件生命周期理論。

二、課程內(nèi)容

文書制作是文書與檔案管理的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎(chǔ)。文書制作必須符合文書體式特點，遵循文書制作程序要求。文書體式包括公務文書的寫作要求和公文的特定格式。秘書人員只有不斷提高公文寫作水平，認真執(zhí)行公文格式規(guī)范，嚴格掌控文書制作過程，才能保證文書制作的質(zhì)量。文書制作過程中，陸續(xù)產(chǎn)生了不同的文書稿本，稿本又分為文稿與文本兩類。不同的稿本產(chǎn)生于文書制作的不同階段，具有不同的功能，也有不同的保管要求。此外，電子文件的稿本也有特殊的使用保管要求。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書制作、交擬、核稿、簽發(fā)、復核、文書體式、文稿、文本、修訂本、存本的概念。

2．領(lǐng)會：打字排版的注意點；

文件用印的注意點。

3．掌握：文書制作的要求；

公文眉首部分的六要素；

國家秘密的密級規(guī)定及保密期限；

公文標題的三要素。

第四章  文書辦理

一、學習目的與要求

了解文書辦理的含義和特點、文書辦理的內(nèi)容，掌握行文制度的相關(guān)內(nèi)容，掌握收文辦理和發(fā)文辦理的相關(guān)程序，能做好內(nèi)部文件的管理工作。

二、課程內(nèi)容

文書辦理工作由一些相互聯(lián)系的工作環(huán)節(jié)構(gòu)成，整個工作呈現(xiàn)出連續(xù)性、時效性、保密性、集成性和規(guī)范性特征。組織文書辦理工作主要由收文和發(fā)文兩大流程組成。收文主要指組織秘書組織接收來自不同層次組織的來文，并通過簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序進行辦理；發(fā)文主要指組織通過草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序來制作并發(fā)出公文。在辦文工作中，要熟知行文的關(guān)系、方式和規(guī)則并嚴格執(zhí)行行文制度。除制發(fā)和管理通用文件之外，組織秘書人員更要對組織各個職能部門形成的內(nèi)部文件做好監(jiān)管和后期的保管，并積極地開展內(nèi)部文件的利用服務工作。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書辦理的含義（廣義、狹義），收文辦理、擬辦、注辦、注發(fā)、內(nèi)部文件、

2．領(lǐng)會：行文制度的三要素；

我國各級黨政機關(guān)組織關(guān)系的四種類型；

文件處理單的基本格式；

承辦工作的注意點；

內(nèi)部文件的特點。

3．掌握：文書辦理的特點；

文件暫行保管階段的主要任務；

行文方式的六種類型；

行文規(guī)則的主要內(nèi)容；

兩次簽收的任務；

批辦的要求；

傳遞文件的主要方式；

秘書部門開展檔案咨詢與提供服務的方式。

第五章  文書管理

一、學習目的與要求

了解和掌握文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內(nèi)容及相應的管理制度。

二、課程內(nèi)容

文書管理是指由社會組織文書部門和人員承擔的文書保管、利用和清退等工作，即狹義的文書管理。文書管理有利于提高文書工作的質(zhì)量和效率，保證文書的安全，為檔案工作奠定堅實基礎(chǔ)。文書管理要堅持統(tǒng)一、分類、安全保密、方便利用幾項原則。文書管理主要包括文書的保管、文書的借用和閱讀、文書的翻印、文書的轉(zhuǎn)發(fā)和匯編、文書的保密、文書的清退和清理幾項內(nèi)容，并分別建立相應的管理制度。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書管理、文書保管、文書清退的含義。

2．領(lǐng)會：保證文書安全的具體要求；

保守文件機密的具體要求；

文檔管理工作的根本目的；

在文書管理工作中處理好嚴格管理和方便利用的關(guān)系；

閱文室的作用。

3．掌握：文書管理的意義；

文書管理的原則；

文書保管的方法；

借閱制度的主要內(nèi)容；

如何建設(shè)閱文室；

現(xiàn)行文件匯編的幾種形式；

辦好文件清理工作的注意事項。

第六章  文書工作與檔案工作的銜接

一、學習目的與要求

了解文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個環(huán)節(jié)——收集和價值鑒定，掌握立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，理解歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

二、課程內(nèi)容

文書終結(jié)處理包括立卷、歸檔、歸檔文件整理等環(huán)節(jié)，與檔案工作的收集、價值鑒定、整理幾個環(huán)節(jié)對應，它們是文書工作的最后階段，也是檔案工作的開始階段，文書工作和檔案工作在此銜接起來。本章將文書終結(jié)處理環(huán)節(jié)的立卷、歸檔文件整理、歸檔等內(nèi)容與檔案工作開始的幾個環(huán)節(jié)——收集、價值鑒定整合起來，具體講述立卷、案卷、歸檔、歸檔文件整理、檔案收集、檔案價值鑒定的含義及價值、要求、原則，然后依照組織內(nèi)部文檔工作的實際情況，介紹歸檔范圍的確定、保管期限的劃分、文書立卷、歸檔文件整理、歸檔等文檔工作實務的操作流程。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：文書終極處理、立卷、案卷、檔案收集、檔案價值鑒定、歸檔范圍、立卷類目、平時歸卷、卷內(nèi)備考表、通訊者特征的概念。

2．領(lǐng)會：文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”；

文書處理部門立卷的好處；

確定文件材料歸檔范圍的依據(jù)和指導；

檔案價值鑒定的原則；

檔案價值鑒定最基本的方法；

我國現(xiàn)行社會組織檔案鑒定工作的程序；

機關(guān)文書檔案的保管期限；

文書立卷的要求；

分類編號法的運用；

案卷標題的擬寫；

案卷標題中的時間指向；

裝訂案卷的“三孔一線法”；

歸檔章的標準格式；

歸檔文件目錄封面式樣。

3．掌握：檔案收集的作用；

檔案價值鑒定的意義；

現(xiàn)行《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》特點；

具體檔案價值鑒定工作的注意點；

檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)；

檔案保管期限表的類型；

文書立卷的步驟；

立卷類目的組成；

平時歸卷工作的內(nèi)容；

卷內(nèi)備考表；

六個特征立卷法。

第七章  檔案的整理與保管

一、學習目的與要求

掌握檔案管理工作的含義及檔案整理工作的內(nèi)容，掌握全宗的基本含義，了解影響檔案壽命的因素，掌握檔案保管工作的任務及基本原則，了解檔案庫房及其整理，對檔案的安全保護工作有理性認識。

二、課程內(nèi)容

檔案整理工作是將處于零亂狀態(tài)的檔案進行條理化的過程。檔案整理工作應該按照檔案形成的特點和規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，注意充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。主要內(nèi)容包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)的分類、立卷（組卷）、卷內(nèi)文件的整理、案卷封面的編目、案卷裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制等。檔案保管工作要了解和掌握檔案損壞的規(guī)律，采取專門措施，最大限度地防止和減少檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案的系統(tǒng)完整，保證檔案安全。檔案庫房、檔案裝具及包裝都要符合標準，應將各個庫房統(tǒng)一編號，檔案架、柜的排放應符合要求。要通過控制庫房溫濕度、保衛(wèi)和保密、防火、防光和防塵等措施進行檔案安全保護，對重要檔案要實行異地備份。

三、考核知識點和考核要求

1. 識記：檔案整理工作、全宗的概念。

2. 領(lǐng)會：構(gòu)成立檔單位的主要條件；

全宗的主要形式；

年度分類法中所屬年度的判定；

年度—組織機構(gòu)分類法；

組織機構(gòu)—年度分類法；

年度—問題分類法；

問題—年度分類法；

案卷目錄封面；

檔案保管工作的基本原則；

檔案庫房建設(shè)的基本原則。

3. 掌握：檔案整理工作必須堅持的原則；

檔案整理工作的內(nèi)容；

全宗的三個基本涵義；

跨年度文件處理方法；

影響檔案壽命的人為因素；

檔案保管工作的任務。

第八章  檔案的檢索與利用

一、學習目的與要求

了解在檔案產(chǎn)生作用之前，檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)是架起檔案和利用者之間的橋梁；了解與掌握檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內(nèi)容上的，檔案的利用不僅實現(xiàn)了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

二、課程內(nèi)容

檔案管理不僅僅是將檔案收集齊全、整理有序和保管得當，而且更重要的是要使檔案能發(fā)揮出應有的作用。在檔案產(chǎn)生作用之前，有一項工作不能忽視，需要由它來架起檔案和利用者之間的橋梁，這就是檔案的檢索和利用環(huán)節(jié)。檔案檢索的實現(xiàn)首先需要對檔案進行著錄，這個過程當中需要標引來規(guī)范，從而形成條目，進而組成各種各樣的檔案檢索工具乃至檢索工具體系。檢索到的檔案及其信息為檔案作用的發(fā)揮奠定了基礎(chǔ)，是用戶實現(xiàn)需求目標不可缺少的內(nèi)容。而檔案的利用建立在檔案和用戶需求兩項內(nèi)容上，這項工作的進展需要有不同的途徑和方式來配合與實現(xiàn)。正是有了提供服務的理念，才有了眾多直接和間接的利用形式。檔案的利用不僅實現(xiàn)了檔案管理的重要目標，而且也成為檔案發(fā)揮作用不可缺少的渠道和環(huán)節(jié)。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：檔案著錄、檔案標引的概念。

2．領(lǐng)會：檔案檢索的兩大部分；

存儲過程的兩大環(huán)節(jié)；

檔案檢索效率的查全率和查準率；

檔案著錄與標引的依據(jù)；

檔案檢索語言的兩大類；

檔案提供利用的方式。

3．掌握：檔案檢索系統(tǒng)的三要素；

檔案檢索的地位與作用；

《檔案著錄規(guī)則》的主要內(nèi)容；

檔案檢索工具的作用。

第九章  檔案的編研與統(tǒng)計

一、學習目的與要求

熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，了解檔案統(tǒng)計和登記工作是，能準確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)。

二、課程內(nèi)容

檔案編研和統(tǒng)計登記是機構(gòu)檔案管理流程中的重要環(huán)節(jié)，也是決定檔案部門后期檔案管理能力的重要因素。檔案的編研是機構(gòu)秘書人員從檔案管理活動中衍生出的一項特殊職能，這項工作目的在于將已歸檔保存的文件經(jīng)過進一步分類和集合，使其真實地反映機構(gòu)發(fā)展變化的軌跡，并能為當前各項活動提供信息支撐和參考依據(jù)。因此熟練地編寫現(xiàn)行檔案文件匯編、大事記和組織沿革，對于秘書人員來說是一項必備的能力。檔案統(tǒng)計和登記工作是反映機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀和維護正常檔案管理秩序的工作，準確地把握檔案管理的基本數(shù)據(jù)，通過多種形式的登記和統(tǒng)計工作保持檔案管理秩序的平穩(wěn)是開展其他檔案業(yè)務工作的基礎(chǔ)。

三、考核知識點和考核要求

1. 識記：檔案編研、大事記、組織沿革、檔案統(tǒng)計的概念。

2. 領(lǐng)會：檔案編研的意義；

現(xiàn)行檔案文件匯編的編寫要求；

大事記的結(jié)構(gòu)；

組織沿革的結(jié)構(gòu)。

3. 掌握：檔案編研的主要內(nèi)容；

現(xiàn)行檔案文件匯編的特點；

現(xiàn)行檔案文件匯編的結(jié)構(gòu)；

大事記的種類；

組織沿革的形式；

組織沿革的體例；

檔案統(tǒng)計的步驟；

檔案利用效果登記簿。

第十章  電子文件管理

一、學習目的與要求

掌握國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）中電子文件的定義；掌握電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點；了解按照不同的標準電子文件的不同類別。了解對電子文件的鑒定和歸檔方式；了解電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實現(xiàn)文件檔案的價值，更好的為社會服務。

二、課程內(nèi)容

現(xiàn)代信息技術(shù)深入到社會生活方方面面的同時衍生出大量的電子文件。自從電子文件這一事物出現(xiàn)之日起，一些機構(gòu)和學者都紛紛對其加以定義，形成了百花齊放、百家爭鳴的局面。目前，在我國來，最具影響力的定義出自國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）。電子文件有與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件不同的特點，概括起來主要包括兩個方面的不同，一是形式方面，二是內(nèi)容方面。按照不同的標準電子文件有不同的類別。在鑒定方面，對電子文件主要進行兩個層面的鑒定，包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定；電子文件的歸檔方式也有兩種，分為物理歸檔和邏輯歸檔。電子文件的保管和利用歸結(jié)起來主要是為了實現(xiàn)文件檔案的價值，更好的為社會服務。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：電子文件、文本文件、電子文件技術(shù)鑒定、雙套制的概念。

2. 領(lǐng)會：常用電子文件存儲格式；

電子文件的雙重鑒定；

電子文件內(nèi)容鑒定的步驟；

電子文件利用的特點；

電子文件在線利用的具體方式；

電子文件非在線利用的具體方法。

3. 掌握：電子文件的三要素；

電子文件處置工作的內(nèi)容；

電子文件技術(shù)鑒定的具體過程；

電子文件保管的特點；

對電子文件載體保護的具體措施；

電子文件信息保護的技術(shù)措施；

電子文件內(nèi)容信息保護的管理措施。

第十一章  企業(yè)文檔管理

一、學習目的與要求

了解企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點和作用；掌握企業(yè)文檔工作的原則、任務和機構(gòu)人員；熟悉依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)文檔管理業(yè)務；掌握企業(yè)文檔及其管理的特點、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。

二、課程內(nèi)容

企業(yè)文檔是指企業(yè)在日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等管理活動中形成并使用的各種文書及由這些文書轉(zhuǎn)變而來的檔案，是企業(yè)各類活動的重要工具與真實記錄。本教材前面章節(jié)所介紹的文檔管理知識是針對所有社會組織的，自然也適用于企業(yè)。但考慮到企業(yè)文檔管理有著獨到的特色，而且秘書學專業(yè)的同學畢業(yè)后有相當一部分進入企業(yè)工作，從事企業(yè)文檔工作，所以特設(shè)企業(yè)文檔管理這一章。本章分析企業(yè)文檔的基本構(gòu)成、特點和作用，概述企業(yè)文檔工作的原則、任務和機構(gòu)人員，依據(jù)企業(yè)文檔相關(guān)法律法規(guī)對企業(yè)文檔管理業(yè)務予以闡述。中小企業(yè)（主要指民營企業(yè)）與外資企業(yè)是我國改革開放以來的新生事物并已成為我國經(jīng)濟轉(zhuǎn)型中的重要部分，本章將探討這些企業(yè)文檔及其管理的特點、現(xiàn)狀以及文檔管理開展的規(guī)范等問題。在介紹企業(yè)文檔管理業(yè)務的基礎(chǔ)上，分別例舉實例說明中小企業(yè)和外資企業(yè)文檔的管理情況。

三、考核知識點和考核要求

1．識記：企業(yè)文檔、“三低一少”的概念。

2. 領(lǐng)會：企業(yè)文書工作的基本原則；

企業(yè)檔案人員的要求；

企業(yè)檔案信息提供利用時應注意的問題；

選擇企業(yè)文檔管理軟件時通?？紤]的因素。

3. 掌握：企業(yè)文檔的作用；

企業(yè)檔案工作的基本原則；

大型企業(yè)文書工作機構(gòu)層次和人員分布組成；

企業(yè)文件材料歸檔的基本要求；

企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的形式；

企業(yè)文檔管理信息化的優(yōu)越性；

企業(yè)文檔管理信息化建設(shè)原則；

中小企業(yè)文檔管理的現(xiàn)狀與成因。

Ⅳ  關(guān)于大綱的說明與考核實施要求

一、自學考試大綱的目的和作用

本大綱是根據(jù)秘書學專業(yè)自學考試計劃的要求，結(jié)合文書檔案管理課程的特點而確定的。其目的是對個人自學、社會助學和考試命題進行指導和規(guī)定。

本大綱明確了文書檔案管理課程學習的內(nèi)容以及深廣度，規(guī)定了文書檔案管理課程自學考試的范圍和標準。因此，它是編寫自學考試文書檔案管理課程輔導書的依據(jù)，是社會助學組織進行自學輔導的依據(jù)，是自學者學習教材、掌握課程內(nèi)容知識范圍和程度的依據(jù)，也是進行應用文寫作課程自學考試命題的依據(jù)。

二、課程自學考試大綱與教材的關(guān)系

大綱是進行學習和考核的依據(jù)，教材是學習掌握課程知識的基本內(nèi)容與范圍，教材的內(nèi)容是大綱所規(guī)定的課程知識和內(nèi)容的擴展與發(fā)揮。大綱與教材所體現(xiàn)的課程內(nèi)容應基本一致；大綱里面的課程內(nèi)容和考核知識點，教材里一般也要有。反過來教材里有的內(nèi)容，大綱里就不一定體現(xiàn)。

三、關(guān)于自學教材

《秘書文檔管理》，丁曉昌、楊劍宇總主編，丁曉昌主編；高等教育出版社，2011年8月第1版。

四、關(guān)于自學要求和自學方法的指導

應考者在自學過程中應該注意以下幾點：

1．學習前，應仔細閱讀課程大綱的第一部分，了解課程的性質(zhì)、地位和任務，熟悉課程的基本要求以及本課程與有關(guān)課程的聯(lián)系，使以后的學習緊緊圍繞課程的基本要求。

2．在閱讀某一章教材內(nèi)容前，應先認真閱讀大綱中該章的考核知識點、自學要求和考核要求，注意對各知識點的能力層次要求，以便在閱讀教材時做到心中有數(shù)。

3．閱讀教材時，應根據(jù)大綱要求，要逐段細讀，逐句推敲，集中精力，吃透每個知識點。

4．學完教材的每一章節(jié)內(nèi)容后，應認真練習，消化和鞏固所學的知識，增加分析問題、解決問題的能力。

5．認真對待每一章節(jié)后所附思考題和案例分析。

五、對社會助學的要求

1．應熟知考試大綱對課程所提出的總的要求和各章的知識點。

2．應掌握各知識點要求達到的層次，并深刻理解各知識點的考核要求。

3．對應考者進行輔導時，應以指定的教材為基礎(chǔ)，以考試大綱為依據(jù)，不要隨意增刪內(nèi)容，以免與考試大綱脫節(jié)。

4．輔導時應對應考者進行學習方法的指導，提倡應考者“認真閱讀教材，刻苦鉆研教材，主動提出問題，依靠自己學懂，用于社會實踐”的學習方法。

5．輔導時要注意基礎(chǔ)、突出重點，要幫助應考者對課程內(nèi)容建立一個整體的概念，對應考者提出的問題，應以啟發(fā)引導為主。對文體寫作知識，應重點幫助應考者理解文種的特殊要求和相近文種之間的差異。

6．注意對應考者能力的培養(yǎng)，特別是自學能力的培養(yǎng)，要引導應考者逐步學會獨立學習，在自學過程中善于提出問題、分析問題和解決問題，將學到的知識用于社會實踐。

7．要使應考者了解試題難易與能力層次高低兩者不完全是一回事，在各個能力層次中都存在著不同難度的試題。

六、對考核內(nèi)容的說明

1. 本課程要求考生學習和掌握的知識點內(nèi)容都作為考核的內(nèi)容。課程中各章的內(nèi)容均由若干知識點組成，在自學考試中成為考核知識點。因此，課程自學考試大綱中所規(guī)定的考試內(nèi)容是以分解為考核知識點的方式給出的。由于各知識點在課程中的地位、作用以及知識自身的特點不同，將對各知識點分別按三個認知（或叫能力）層次確定其考核要求。

2. 在考試之日起6個月前，由全國人民代表大會和國務院頒布或修訂的法律、法規(guī)都將列入相應課程的考試范圍。凡大綱、教材內(nèi)容與現(xiàn)行法律、法規(guī)不符的，應以現(xiàn)行法律法規(guī)為準。

3. 按照重要性程度不同，考核內(nèi)容分為重點內(nèi)容、次重點內(nèi)容、一般內(nèi)容，在本課程試卷中對不同考核內(nèi)容要求的分數(shù)比例大致為：重點內(nèi)容占60%，次重點內(nèi)容占30%，一般內(nèi)容占10%。

七、關(guān)于命題和考試的若干規(guī)定

1．本大綱各章所提到的考核要求中，各條細目都是考試的內(nèi)容，試題覆蓋到章，適當突出重點章節(jié)，加大重點內(nèi)容的覆蓋密度。

2．試卷對不同能力層次要求的試題所占的比例大致是：“記憶能力層次”20%，“理解能力層次”40%，“實踐能力層次”為40%。

3．試題難易程度要合理，可分為四檔：易、較易、較難、難，這四檔在各份試卷中所占的比例約為2：3：3：2。

4．本課程考試試卷可能采用的題型有：單項選擇題、多項選擇題、填空題、名詞解釋、簡答題、實務操作、案例分析等類型（見附錄題型示例）。

5．考試方式為閉卷筆試，考試時間為150分鐘，以自學考試主管行政機關(guān)公布的時間為準。試題量應以中等水平的應考者能在規(guī)定的時間內(nèi)答完全部試題為度。

6．評分采用百分制，60分為及格。

在命題工作中必須按照本課程大綱中所規(guī)定的題型命制，考試試卷使用的題型可以略少，但不能超出本課程對題型的規(guī)定。

附錄  題型舉例

一、單項選擇題（下列四個備選答案中只有一個是正確的，請選出正確的答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內(nèi)。）

最早提出“文件生命周期”概念的學者是（    ）

A. 美國學者菲利普·布魯克斯         B. 英國學者羅吉爾·艾利斯

C. 美國學者詹姆斯·B·羅茲          D. 中國學者陳兆祦

參考答案：  A

二、多項選擇題（下列五個備選答案中有2至5個是正確的，請選出正確答案，并將其代碼寫在題干后面的括號內(nèi)，多選、少選、錯選均不得分。）

檔案工作的“三性”分別是指（    ）（    ）（    ）（    ）（    ）

A．管理性    B．保密性    C．服務性    D．政治性    E．程序性

參考答案：  ACD

三、填空題

“文書”一詞最早出現(xiàn)于西漢司馬遷的《              》中。

參考答案：    史記

四、名詞解釋

交擬

參考答案：

是組織的負責人將擬稿任務交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點。

五、簡答題

簡述閱文室的作用。

參考答案：

⑴便于領(lǐng)導和相關(guān)人員安排閱讀時間；

⑵提高文件周轉(zhuǎn)速度；

⑶有利于文件的安全和保密；

⑷有利于提高文書工作效率。

六、實務操作題

請將下列文件立為四卷，立檔單位為B市人民政府，并說明所使用的立卷特征。

⑴A市B區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展的調(diào)查報告

⑵合作開發(fā)紅星灣問題的意向書

⑶A市二○○○年災情通報

⑷A市二○○○年五一勞動模范評定辦法

⑸A市B區(qū)經(jīng)濟總體運行態(tài)勢的預測報告

⑹A市關(guān)于表彰二○○○年先進單位、先進個人的決定

⑺A市人民政府關(guān)于表彰抗洪搶險先進單位、先進個人的決定

⑻C市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給A市的復函

⑼A市二○○○年先進單位、先進個人選送程序

⑽A市人民政府關(guān)于發(fā)放救災物資的辦公會議紀要

⑾A市B區(qū)財政狀況分析報告

⑿A市關(guān)于合作開發(fā)紅星灣問題給C市的函

參考答案：

第一卷：⑴⑸⑾，責任者特征；

第二卷：⑵⑻⑿，問題特征；

第三卷：⑶⑽，問題特征；

第四卷：⑷⑹⑺⑼，問題特征。

七、案例分析題

材料：

某機關(guān)辦公室一年工作結(jié)束之際形成了一批當年的文件，辦公室主任將這批文件的整理歸檔工作交由新來的秘書去做。秘書花了一周的時間將所有文件按文書整理立卷的基本方式整理成了一批案卷，并趕在年底前將案卷送到機關(guān)檔案室準備移交。但送去的所有案卷均被檔案部門退了回來，理由是不符合檔案整理與歸檔的要求。

問題：分析這位秘書工作失敗的原因和問題所在。

參考答案：

⑴該秘書工作失敗原因是不了解歸檔制度的相關(guān)內(nèi)容，沒有按照歸檔制度的要求整理和歸檔文件。

⑵問題至少有以下兩個方面：一是程序不當。機關(guān)在平時工作中形成的文件材料，在辦理完畢后，應該隨時放入事先編制好的類目內(nèi)，也即平時歸卷，而不應該年終集中立卷；二是歸檔時間不當。根據(jù)歸檔制度的要求，一般應在次年上半年對上一年的文件整理歸檔，而不是當年年底。

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