?2021年10月自考00511檔案管理學(xué)復(fù)習(xí)資料6

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2021年10月自考00511檔案管理學(xué)復(fù)習(xí)資料6

保管工作

一、保管工作的含義為：

1、庫(kù)房管理

2、檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)

3、保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施

二、保管工作的任務(wù)有：

1、防治檔案的損壞;包括自然損壞和人為損壞。

2、延長(zhǎng)檔案的壽命;

3、維護(hù)檔案的政治安全，防止泄密。

三、基本要求

1、以防為主，防治結(jié)合

2、加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

3、自力更生，勤儉節(jié)約

4、立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前

四、意義

檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中具有重要意義。檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)提高檔案管理工作水平具有重大的影響，甚至在一定條件下具有決定性的影響。為檔案管理工作提供物質(zhì)對(duì)象，提供一個(gè)最起碼、最基本的前提。

檔案檢索工作的地位

一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位

1、檢索是提供利用的先期工作

檔案館(室)為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。

2、檢索是提高檔案館(室)工作水平的重要手段

3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)

編制檢索工具的要求和排檢方法

一、基本要求

(一)全--信息存儲(chǔ)豐富

(二)準(zhǔn)--檢索準(zhǔn)確

(三)快--迅速

(四)便--檢索要方便

二、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：

要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。

2、強(qiáng)調(diào)檢索工具按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。

三、排檢方法

(一)分類(lèi)法：

以科學(xué)的分類(lèi)為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門(mén)別類(lèi)地組成一個(gè)檢索體系。

現(xiàn)又稱(chēng)責(zé)任者把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。

(二)按文號(hào)排檢法：

即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。

(三)按字序排檢法

編制人名、地名之類(lèi)的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。

1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。

2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。

3、四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。

4、音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱(chēng)、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。

(四)按地序排檢法

按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專(zhuān)業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。

(五)主題法

按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。

目前在檔案界，比較推崇的是分類(lèi)法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。

中國(guó)檔案分類(lèi)法

1987年出版《中國(guó)檔案分類(lèi)法》第一版。1996年出版第二版。

《中國(guó)檔案分類(lèi)法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表、新民主主義檔案分類(lèi)表、民國(guó)檔案分類(lèi)表、清代檔案分類(lèi)表組成。

中華人民共和國(guó)檔案分類(lèi)表，由主表和輔助表(綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等)組成。

《中國(guó)檔案分類(lèi)法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類(lèi)法》。

檔案著錄含義：

是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類(lèi)標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱(chēng)為分類(lèi)標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱(chēng)為主題標(biāo)引。

表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式。

段落符號(hào)條目著錄格式如下：(見(jiàn)PPT)

檔案的標(biāo)引

在檔案著錄中對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱(chēng)為檔案標(biāo)引。

一、標(biāo)引方式

(一)標(biāo)引工作按照工作方式分為人工標(biāo)引和機(jī)器標(biāo)引。

(二)標(biāo)引工作按照檢索體系區(qū)分為分類(lèi)標(biāo)引和主題標(biāo)引。

(三)標(biāo)引工作按提供檢索標(biāo)識(shí)的數(shù)量分為淺度標(biāo)引和深度標(biāo)引。

二、檔案標(biāo)引的質(zhì)量指標(biāo)

(一)標(biāo)引的網(wǎng)羅度，是指標(biāo)引工作中確認(rèn)檔案所有主題的程度。

(二)標(biāo)引的專(zhuān)指度，是檢索標(biāo)識(shí)表達(dá)檔案內(nèi)容的精確度。

(三)標(biāo)引的一致度，即選用表達(dá)檔案主題內(nèi)容所需標(biāo)引詞的一致程度。

三、檔案的主題標(biāo)引

主題標(biāo)引是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

兩項(xiàng)任務(wù)：一是從檔案中分析、提取有關(guān)某一主題的情報(bào)信息；二是將得出的主題概念，按照主題詞表標(biāo)出主題詞。

(一)檔案主題標(biāo)引的程序

1、閱讀文件，了解主題。

2、主題分析。主要分析主題的類(lèi)型與結(jié)構(gòu)。

類(lèi)型：?jiǎn)沃黝}和多主題。

結(jié)構(gòu)：亦稱(chēng)主題因素。

主要有：主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素、文件類(lèi)型因素。

3、主題概念的提煉。

4、主題概念的轉(zhuǎn)換。

5、標(biāo)引記錄。

6、校對(duì)審查。

(二)檔案主題詞的選詞標(biāo)引規(guī)則

1、標(biāo)引必須持客觀態(tài)度

2、檔案主題標(biāo)引的核心，是揭示文件或案卷論述的主要事物或問(wèn)題。

3、選定的主題詞必須是正式主題詞。

4、必須使用詞表中最專(zhuān)指的主題詞標(biāo)引。

5、當(dāng)詞表中找不到最專(zhuān)指的主題詞時(shí)，剛應(yīng)選用最直接相關(guān)的兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。

(三)主題詞的組配和組配規(guī)則

是指運(yùn)用主題詞的語(yǔ)義關(guān)系和邏輯性質(zhì)，通過(guò)不同主題詞之間的語(yǔ)法限定或邏輯組合，把兩個(gè)或更多的主題詞組合在一起，來(lái)表達(dá)檔案文件的復(fù)雜概念和某一個(gè)完整的主題。

主要有：

1、概念限定組配。

2、概念相交組配。

四、檔案分類(lèi)標(biāo)引

檔案分類(lèi)標(biāo)引是將檔案進(jìn)行主題分析，賦予分類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。

(一)分類(lèi)標(biāo)引的程序。

1、確定使用何種分類(lèi)表。

2、深入進(jìn)行主題分析。

分析題名;審讀正文;查閱文件版頭與附加標(biāo)記;相互商討。

3、確定歸屬類(lèi)別。

4、給予分類(lèi)號(hào)。

5、審查核對(duì)。

(二)檔案分類(lèi)標(biāo)引基本規(guī)則

(1)檔案分類(lèi)標(biāo)引必須依據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》及其分類(lèi)原則，辨清類(lèi)目的確切含義，不能孤立地理解類(lèi)目的含義。

(2)檔案分類(lèi)標(biāo)引的內(nèi)容，必須是檔案文件中論述比較具體的，有一定參考利用價(jià)值，可以成為檢索對(duì)象的。

(3)檔案分類(lèi)標(biāo)引必須符合專(zhuān)指性的要求，將檔案文件分入最大用途和最切合檔案內(nèi)容的類(lèi)目，給予準(zhǔn)確的分類(lèi)號(hào)。

(4)檔案分類(lèi)標(biāo)引應(yīng)能為利用者提供必要數(shù)量的檢索途徑。

(5)檔案分類(lèi)應(yīng)保持一致性。

(三)檔案分類(lèi)標(biāo)引的方法：

1、一份文件或一個(gè)案卷只論述一件事或一個(gè)問(wèn)題時(shí)，一般依照其內(nèi)容性質(zhì)，賦予分類(lèi)表中恰當(dāng)?shù)姆诸?lèi)號(hào)。

2、從不同的方面來(lái)論述同一主題的文件，則按分類(lèi)表中有關(guān)分散和集中的要求，歸入相應(yīng)的類(lèi)目。

3、一份文件或一個(gè)案卷論述的是兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題時(shí)，必須分析其各主題的相互之間的關(guān)系，然后確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類(lèi)號(hào)。

檔案檢索工具

一、作用

檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1)存儲(chǔ)。2)查檢。

檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。

(一)橋梁作用

(二)交流作用

(三)管理作用

上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。

二、檔案檢索工具的分類(lèi)

檔案檢索工具的種類(lèi)較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類(lèi)。目前比較常見(jiàn)的分類(lèi)方法有以下幾種。

1、按編制方式分為

目錄、索引、指南。

2、按載體形式分為

書(shū)本式檢索工具

卡片式檢索工具

縮微檢索工具

機(jī)讀式檢索工具

3、按檢索范圍分為

全宗范圍檢索工具

檔案館范圍檢索工具

專(zhuān)題范圍檢索工具

館際檢索工具

4、按功能分

館藏性檢索工具

查檢性檢索工具

介紹性檢索工具

三、常見(jiàn)檔案檢索工具

1、案卷目錄

案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。

案卷目錄一般采用書(shū)本式，其目錄表包括：順序號(hào)(案卷號(hào))、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。

表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷(xiāo)毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。

2、全引目錄

案卷文件目錄亦稱(chēng)“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。

3、全宗目錄

全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱(chēng)、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。

4、分類(lèi)目錄

分類(lèi)目錄是根據(jù)體系分類(lèi)法的原理，以分類(lèi)號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類(lèi)表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類(lèi)目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類(lèi)目錄大多采用卡片式。

5、主題目錄

主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

6、專(zhuān)題目錄

專(zhuān)題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專(zhuān)門(mén)事物、某一專(zhuān)門(mén)內(nèi)容檔案的檢索工具。

7、文號(hào)索引

文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱(chēng)之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。

8、人名索引

人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎?，由于在?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專(zhuān)門(mén)的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。

9、地名索引

地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類(lèi)利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。

10、檔案館指南

檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書(shū)，又稱(chēng)檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。

檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。

檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。

1.說(shuō)明或序言

2.目錄

3.檔案館概況

4.館藏檔案情況介紹

5.館藏資料情況介紹

6.附錄

11、全宗指南

全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書(shū)，又稱(chēng)全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分：

A.立檔單位和全宗的歷史概況

在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱(chēng)、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。

B.全宗內(nèi)檔案概況

主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。

C.檔案的內(nèi)容與成分

一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問(wèn)題分類(lèi)的，可按原劃分的類(lèi)目逐一介紹，這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹;對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。

12、專(zhuān)題指南

專(zhuān)題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書(shū)，又稱(chēng)專(zhuān)題介紹。專(zhuān)題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成

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